Grundlagen, Strategie und Praxis für digitales Dokumentenmanagement im Mittelstand – von Aktenstrukturen und Migration bis zu Suche, Workflows und KI-Fähigkeit.
Zwei Geschäftsschreiben landeten in der Klärsammlung, obwohl die passenden Akten bereits in OpenKM lagen. Unser eigener Posteingang zeigt, was eine bestätigte Zuordnung leisten kann und wo ihre Grenzen liegen.
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OpenKM kündigt eine zusätzliche Schutzschicht für gespeicherte Dokumente an. Wir ordnen die geplante Funktion ein und zeigen an einem Beispiel, wie daraus ein prüfbares Einführungsprojekt wird.
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Ein Vertrag im privaten Cloudspeicher, eine Rechnung im Chat und interne Daten in einem nicht freigegebenen KI-Werkzeug: Shadow IT entsteht oft aus praktischen Abkürzungen. Wir zeigen, wie Unternehmen sichere Arbeitswege schaffen, die im Alltag tatsächlich funktionieren.
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Ein sauber abgelegtes Schreiben kann trotzdem unbearbeitet bleiben. Wir zeigen an einer geänderten Lieferbestätigung, wie Akte, Zuständigkeit, Aufgabe und Abschluss im digitalen Posteingang zusammengehören.
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Yorizon weist sein Informationssicherheits-Managementsystem jetzt mit ISO/IEC 27001 sowie den Cloud- und Datenschutz-Erweiterungen ISO 27017 und ISO 27018 nach. Wir ordnen den Nutzen und die Grenzen ein.
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OpenKM Community und Professional beruhen auf derselben Idee, sind aber für unterschiedliche Ausgangslagen gedacht. Entscheidend sind nicht möglichst viele Funktionen, sondern Schutzbedarf, Support, Betriebsverantwortung und der geplante Ausbau.
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Verträge mit Anlagen, Rechnungen mit Belegen oder Berichte bestehen oft aus mehreren PDF-Dateien. OpenKM zeigt, wie ausgewählte Seiten direkt im DMS zu einem neuen Dokument zusammengestellt und kontrolliert werden.
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Die Migration nach OpenKM war technisch abgeschlossen – doch der übernommene Bestand lag zunächst noch in Importlosen und historischen Strukturen. Unser Praxisbericht zeigt, wie wir daraus nachvollziehbare Fachakten machten, ohne Dokumente, Beziehungen oder Nachweise zu verlieren.
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Eine gute Dokumentensuche sollte nicht jedes Mal neu erfunden werden. OpenKM kann bewährte Suchkriterien speichern und – abhängig von Version und Konfiguration – mit anderen Benutzern teilen.
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Im Idealfall funktionieren viele Dokumentenprozesse. Belastbar werden sie erst, wenn auch fehlende Angaben, Ablehnungen, Vertretungen, Fristen und ausgefallene Schnittstellen kontrolliert behandelt werden.
Beitrag lesenFragen Sie unverbindlich per E-Mail an. Wir ordnen Ihr Anliegen ein und stimmen den passenden nächsten Schritt direkt mit Ihnen ab.
