Lösungen

Faustmann bietet keine DMS-Lösung von der Stange. Der Einstieg richtet sich danach, welches Dokumentenproblem im Unternehmen wirklich gelöst werden soll.

Manchmal geht es um die Auswahl eines passenden Systems. Manchmal um OpenKM, das richtig eingeführt werden soll. Manchmal um gewachsene Ablagen, unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Nachweise oder die Frage, ob Cloud, eigene Infrastruktur oder ein serviceorientiertes Modell besser passt.

DMS-Orientierung und Strategie

Wenn noch unklar ist, ob ein DMS überhaupt der richtige nächste Schritt ist, beginnt die Arbeit mit Einordnung.

Typische Fragen:

• Welche Dokumente sind im Unternehmen kritisch?
• Wo entstehen heute Suchaufwand, Doppelablagen oder Versionsprobleme?
• Welche Freigaben, Fristen oder Nachweise müssen funktionieren?
• Gibt es bereits ein DMS oder nur gewachsene Dateiablagen?
• Welche Nutzergruppen und Abteilungen sind betroffen?
• Welche Rolle spielen Datenschutz, Compliance und IT-Strategie?

Das Ergebnis ist keine theoretische Studie, sondern eine klare Empfehlung für den nächsten Schritt: Orientierungsgespräch, DMS-Strategiegespräch, Quick-Check, OpenKM-Demo, Pilot oder ein anderer Weg.

OpenKM-Einführung

OpenKM ist für Faustmann der bevorzugte DMS-Kern, wenn Dokumente strukturiert, versioniert, berechtigt, gesucht und in Prozesse eingebunden werden sollen.

Eine Einführung umfasst je nach Bedarf:

• Zielbild für die Dokumentenorganisation
• Akten- und Ordnerstruktur
• Metadatenmodell
• Rollen und Berechtigungen
• Versionierung und Nachvollziehbarkeit
• erste Workflows und Aufgaben
• Schulung und Einführung im Alltag
• laufende Optimierung nach den ersten Erfahrungen

Wichtig ist: OpenKM wird nicht als allgemeine Klicktour eingeführt, sondern entlang konkreter Dokumentenprozesse.

Betriebsmodell: Yorizon-EU-Cloud oder eigene Infrastruktur

Ein DMS muss nicht nur fachlich passen, sondern auch sinnvoll betrieben werden.

Faustmann prüft mit dem Unternehmen, welches Modell passt:

• Yorizon-EU-Cloud als bevorzugter europäischer Cloud-Betriebsweg
• eigene Server oder kundeneigene Cloud bei klaren internen Vorgaben
• serviceorientierter Betrieb mit technischer Begleitung
• schrittweiser Einstieg mit späterem Ausbau

Die Entscheidung hängt nicht von Schlagworten ab, sondern von Prozessen, Datenschutz, IT-Kompetenz, Nutzerzahl, Integrationsbedarf und Budget.

Dokumenten-Quick-Check

Der Dokumenten-Quick-Check ist sinnvoll, wenn bereits klar ist: Die aktuelle Ablage funktioniert nicht mehr gut genug.

Dabei werden die wichtigsten Dokumentenbereiche pragmatisch betrachtet:

• Wo liegen Dokumente heute?
• Welche Dokumente werden regelmäßig gesucht?
• Welche Unterlagen müssen aktuell oder freigegeben sein?
• Wo entstehen Medienbrüche?
• Welche Dokumente sind audit-, datenschutz- oder haftungsrelevant?
• Welche Struktur wäre für den ersten Schritt ausreichend?

Der Quick-Check liefert eine belastbare Ausgangsbasis, ohne sofort ein großes Projekt auszulösen.

Workflows und Nachweise

Viele Unternehmen denken bei DMS zunächst an Ablage und Suche. Der größere Nutzen entsteht aber häufig bei Prozessen.

Typische Anwendungsfälle:

• Freigaben und Prüfungen
• Dokumentenanforderungen
• Reklamationen und Anfragen
• elektronische Signaturen
• Produktdokumentation
• Qualitäts- und Auditunterlagen
• technische Dokumentation
• interne Richtlinien und Vorlagen

Ziel ist, dass Dokumente nicht nur gespeichert werden, sondern einen nachvollziehbaren Vorgang tragen.

Migration und Ordnung bestehender Ablagen

Viele DMS-Projekte beginnen nicht auf der grünen Wiese. Häufig gibt es Dateiserver, E-Mail-Ablagen, Papierakten, alte DMS-Systeme oder Fachanwendungen mit historisch gewachsenen Strukturen.

Faustmann hilft dabei, diese Ausgangslage realistisch zu ordnen:

• Welche Dokumente müssen migriert werden?
• Was kann archiviert oder zunächst liegen gelassen werden?
• Welche Struktur ist für den Start sinnvoll?
• Welche Metadaten werden wirklich gebraucht?
• Wie wird verhindert, dass alte Unordnung nur in ein neues System verschoben wird?

Eine gute Migration ist nicht nur ein technischer Import. Sie ist eine fachliche Entscheidung über Ordnung, Verantwortung und zukünftige Nutzung.

Integration und Erweiterung

Dokumentenmanagement steht selten allein.

Je nach Ausgangslage können Integrationen oder Erweiterungen sinnvoll sein:

• E-Mail und Office-Arbeitsweisen
• Active Directory oder Single Sign-On
• ERP- oder Warenwirtschaftssysteme
• Buchhaltung und Belegprozesse
• Produktdokumentation und QR-Code-Szenarien
• Schnittstellen zu Fachverfahren
• individuelle Addons oder Automatisierungen

Faustmann betrachtet Integrationen nicht als Selbstzweck. Entscheidend ist, ob sie den Dokumentenprozess tatsächlich einfacher, sicherer oder nachvollziehbarer machen.

Welche Lösung passt?

Die passende Lösung ergibt sich aus dem Engpass.

Ausgangslage	Sinnvoller Einstieg
"Wir suchen ein DMS, wissen aber noch nicht genau welches."	DMS-Orientierung und Strategie
"Wir prüfen OpenKM."	OpenKM-Einordnung und Orientierungsdemo
"Unsere Ablage ist gewachsen und unübersichtlich."	Dokumenten-Quick-Check
"Wir brauchen Freigaben, Nachweise oder Versionierung."	Workflow- und Strukturkonzept
"Cloud oder eigener Betrieb ist unklar."	Betriebsmodell-Beratung
"Wir haben viele Altbestände."	Migrations- und Ordnungskonzept
"DMS soll mit anderen Systemen zusammenspielen."	Integrationsprüfung

Nächster Schritt

Der beste Einstieg ist ein kurzes DMS-Strategiegespräch.

Darin klären wir, welche Dokumente, Prozesse und Nachweise bei Ihnen im Vordergrund stehen und welche Lösung wirklich sinnvoll ist: OpenKM, Yorizon-EU-Cloud, eigene Infrastruktur, Quick-Check, Pilot oder zunächst nur eine ehrliche Einordnung.