Über Faustmann

Faustmann begleitet mittelständische Unternehmen beim Aufbau strukturierter, sicherer und nachvollziehbarer Dokumentenprozesse.

Der Schwerpunkt liegt auf Dokumentenmanagement mit OpenKM, der Auswahl des passenden Betriebsmodells und der praktischen Einführung im Unternehmen. Dabei geht es nicht um Software um der Software willen, sondern um Dokumente als steuerbare Unternehmenswerte.

Dokumente sind Vermögen

In vielen Unternehmen sind wichtige Dokumente zwar vorhanden, aber nicht zuverlässig steuerbar. Sie liegen in E-Mails, Dateiservern, lokalen Ordnern, Papierakten oder in Systemen, die nur teilweise genutzt werden.

Das führt zu typischen Problemen:

• Informationen werden gesucht, aber nicht schnell gefunden
• Dokumentversionen sind unklar
• Freigaben und Verantwortlichkeiten bleiben unsichtbar
• Nachweise sind bei Audits oder Prüfungen schwer zusammenzustellen
• Mitarbeiter entwickeln eigene Ablagen, weil die zentrale Struktur nicht passt
• bestehende Systeme werden nur zu einem Bruchteil genutzt

Faustmann setzt genau an dieser Stelle an: Nicht zuerst bei der Funktionsliste eines DMS, sondern bei der Frage, welche Dokumente und Prozesse im Unternehmen wirklich steuerbar werden müssen.

Was Faustmann macht

Faustmann unterstützt Unternehmen bei der Einordnung, Planung und Umsetzung von Dokumentenmanagement.

Typische Leistungen sind:

• DMS-Strategiegespräch und Bedarfsklärung
• Analyse bestehender Dokumentenablagen und Systemlandschaften
• Einordnung von OpenKM als möglichem DMS-Kern
• Strukturierung von Akten, Metadaten, Rollen und Berechtigungen
• Klärung von Workflows, Freigaben, Versionierung und Nachweisen
• Auswahl des passenden Betriebsmodells
• Begleitung von Demo, Pilot, Einführung und Optimierung
• Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereich und IT

Das Ziel ist nicht, möglichst viele Funktionen einzuführen. Das Ziel ist, die richtigen Funktionen so einzuführen, dass sie im Unternehmen angenommen und genutzt werden.

Warum OpenKM

OpenKM ist für Faustmann ein leistungsfähiger DMS-Kern, weil es zentrale Anforderungen an modernes Dokumentenmanagement zusammenführt:

• zentrale Dokumentenverwaltung
• Volltextsuche
• Metadaten und Kategorien
• Versionierung und Historie
• Berechtigungen und Rollen
• Workflows und Aufgaben
• Integrationsmöglichkeiten
• kontrollierte Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten

OpenKM ist dabei kein Selbstzweck. Es wird interessant, wenn Dokumente nicht nur gespeichert, sondern nachvollziehbar, auffindbar und prozessbezogen genutzt werden sollen.

Warum Betriebsmodelle wichtig sind

Ein DMS muss nicht nur fachlich passen, sondern auch technisch und organisatorisch richtig betrieben werden.

Faustmann bevorzugt für viele mittelständische Unternehmen die Yorizon-EU-Cloud, wenn europäischer Cloud-Betrieb, Datenschutz, Datenhoheit und geringere technische Eigenlast wichtig sind.

Gleichzeitig bleibt eigene Infrastruktur eine sinnvolle Alternative, wenn ein Unternehmen starke interne IT, klare Vorgaben oder bewusste Anforderungen an den Eigenbetrieb hat.

Die richtige Frage lautet deshalb nicht:

Cloud oder eigener Betrieb?

Sondern:

Welches Betriebsmodell passt zu Dokumenten, Prozessen, Datenschutz, IT-Kompetenz und Budget?

Arbeitsweise

Faustmann arbeitet bewusst einordnend und pragmatisch.

Am Anfang steht meist kein großes Pflichtenheft, sondern ein klares Verständnis des Engpasses:

• Wo entsteht heute Suchaufwand?
• Welche Dokumente sind kritisch?
• Welche Freigaben oder Nachweise müssen funktionieren?
• Welche Nutzergruppen arbeiten mit dem System?
• Welche vorhandenen Strukturen müssen berücksichtigt werden?
• Was soll nach drei bis sechs Monaten messbar besser sein?

Aus diesen Antworten entsteht der nächste sinnvolle Schritt: Orientierungsgespräch, DMS-Strategiegespräch, Demo, Quick-Check, Pilot oder Umsetzungskonzept.

Für wen Faustmann arbeitet

Faustmann richtet sich an mittelständische Unternehmen und Organisationen, die Dokumentenmanagement nicht nur technisch beschaffen, sondern organisatorisch sinnvoll einführen möchten.

Besonders passend ist die Zusammenarbeit, wenn:

• Dokumente heute verteilt und schwer auffindbar sind
• ein bestehendes System nicht konsequent genutzt wird
• ein DMS neu eingeführt oder abgelöst werden soll
• OpenKM geprüft oder bereits eingesetzt wird
• Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Berechtigungen wichtig sind
• Geschäftsführung, Fachbereich und IT eine gemeinsame Sprache brauchen

Haltung

Faustmann versteht Dokumentenmanagement als Teil der Unternehmenssteuerung.

Eine gute DMS-Lösung beantwortet nicht nur die Frage, wo Dateien liegen. Sie beantwortet auch:

• wer verantwortlich ist
• welche Version gültig ist
• welche Informationen zusammengehören
• welche Fristen und Nachweise gelten
• welcher Prozess durch ein Dokument ausgelöst oder abgeschlossen wird

Deshalb lautet der Leitgedanke:

Dokumente sind Vermögen. Wir machen sie digital steuerbar.

Nächster Schritt

Wenn Sie prüfen möchten, ob OpenKM, Yorizon-EU-Cloud oder ein anderes Betriebsmodell zu Ihrem Unternehmen passt, ist ein DMS-Strategiegespräch der beste Einstieg.

Darin klären wir gemeinsam, welche Dokumente, Prozesse und Nachweise für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.