Die Dokumente waren eingescannt. Die passende Akte gab es bereits. Trotzdem landeten zwei Geschäftsschreiben in unserer Sammlung für offene Zuordnungen. Diese Situation entstand am 5. Oktober 2026 in unserem eigenen Dokumenteneingang bei Faustmann. Sie zeigt sehr konkret, welche Entscheidungen zwischen dem Scannen und einer brauchbaren Vorgangsakte liegen.
Was in unserem Posteingang passiert war
Wir arbeiten mit einem GTD-Eingang, also einer Sammelstelle nach dem Prinzip Getting Things Done. Dort kommen neue Dokumente zunächst zusammen. Ein lokaler Dienst prüft, ob dieselbe Datei bereits in OpenKM vorhanden ist, ob eine bekannte Zuordnung greift und welche Fälle eine Entscheidung benötigen.
Der angeforderte Prüflauf war zunächst hängen geblieben. Die Durchsuchung des gewachsenen OpenKM-Bestands dauerte zu lange; weitere Läufe stauten sich dahinter. Zusätzlich war der Pfad zur PDF-Texterkennung fehlerhaft gespeichert. Nach der technischen Reparatur wurden die drei neuen Scans verarbeitet und die Überwachung wieder aktiviert.
Danach wurde ein zweites Problem sichtbar: Für zwei Schreiben existierten bereits passende Akten, aber der Zuordnungscode berücksichtigte ihre Kennzeichen noch nicht. Die Dokumente waren sicher archiviert. Ihre fachliche Zuordnung fehlte weiterhin.
Eine vorhandene Datei beantwortet eine andere Frage als eine passende Akte
Unser Bestandsvergleich prüft anhand von Dateigröße und Prüfsumme, ob eine bytegleiche Datei bereits vorhanden ist. Das hilft, unnötige Kopien zu vermeiden. Daraus ergibt sich jedoch noch keine Entscheidung über Firma, Vertragsbezug oder Jahresabschluss-Vorgang.
Für diese Entscheidung enthielten die Schreiben brauchbare Merkmale: die eigene Firma, den Absender sowie Kunden-, Rechnungs- und Vorgangsnummern. Wir haben diese Angaben mit den bestehenden Akten abgeglichen und die Schreiben zugeordnet. Ein gemeinsames Schreiben zu zwei Vorgängen liegt einmal in der zentralen Akte und ist aus beiden Vorgangsakten verlinkt.
Wie wir bestätigte Zuordnungen wiederverwenden
Wir haben unseren Workspace anschließend um eine gespeicherte Zuordnungsliste erweitert. Ein Anwender wählt die Zielakte und kann die Entscheidung für weitere Dokumente merken. Dafür werden drei Merkmale eingetragen: eigener Empfänger beziehungsweise Firma, Absender und eine eindeutige Kennnummer.
Der lokale Dienst prüft die Merkmale am Original. Erst nach erfolgreicher Prüfung und bestätigter Zuordnung wird die Regel aktiv. Bei einem späteren Dokument müssen alle drei Merkmale passen. Führen mehrere passende Regeln zu verschiedenen Akten, bleibt der Fall zur Klärung offen. Gespeicherte Regeln lassen sich im Workspace ansehen und deaktivieren.
Die gewählte Kennnummer bestimmt den Umfang der Regel. Eine Kundennummer kann zu einer fortlaufenden Kundenakte passen. Eine Rechnungsnummer bezieht sich auf den einzelnen Rechnungsvorgang. Eine Offenlegungs- oder andere Vorgangsnummer kann eine konkrete Unterakte bestimmen. Diese Entscheidung braucht fachliches Wissen über die Ablage.
Was diese Lösung heute kann
Die Funktion ist eine von uns entwickelte Erweiterung unseres Faustmann Workspace mit OpenKM-Anbindung. Sie ist kein allgemeines Leistungsversprechen für jede OpenKM-Installation. Zwei Zuordnungen wurden im Workspace gespeichert, am Original geprüft und als Regeln aktiviert. Die gespeicherten Regeln erkennen die beiden betreffenden Scans korrekt; ein weiteres Dokument bleibt zur Klärung offen.
Die Funktion arbeitet mit prüfbaren Textmerkmalen. Sie unterstützt keine allgemeine semantische Erkennung aller Dokumente und erschließt keine Handschrift. PDFs benötigen auslesbaren Text. Für Dokumente mit Zugangsdaten oder erkannten medizinischen Kennzeichen werden keine Lernregeln übernommen. Eine ausdrücklich bestätigte einmalige Zuordnung bleibt möglich.
Auch eine Ablageentscheidung erledigt noch keine fachliche Aufgabe. Eine Rechnung kann richtig zugeordnet sein und weiterhin eine Zahlungsprüfung benötigen. Eine Wiedervorlage muss daher erkennen lassen, welche Entscheidung oder Bearbeitung noch aussteht.
Mit einem überschaubaren Vorgang beginnen
Aus unserem Fall nehmen wir eine praktische Vorgehensweise mit: Wir wählen eine überschaubare Dokumentengruppe, benennen die führende Akte und prüfen die Merkmale an echten Eingängen. Eindeutige Fälle werden bearbeitet; unklare Fälle bekommen eine sichtbare Klärstelle mit Verantwortlichem und Wiedervorlage.
Das lässt sich mit wenigen ausgewählten Dokumenten beginnen. Wir würden zunächst erfassen, wie viele Eingänge zuverlässig zugeordnet werden, wie viele eine Rückfrage brauchen und welcher Bearbeitungsaufwand tatsächlich entsteht. Erst daraus lässt sich der Nutzen einer Erweiterung begründet beurteilen.
Wenn in Ihrem Unternehmen Dokumente eingescannt werden, die weitere Bearbeitung aber stockt, schauen wir uns gern einen typischen Eingang mit Ihnen an. Gemeinsam klären wir Aktenbezug, Zuständigkeit und nächsten Schritt. Danach lässt sich entscheiden, ob eine einfache Ablageregel, eine bestätigte Zuordnung oder ein weitergehender Workflow zum Problem passt.
