Eine Datei kann bereits im Archiv liegen und trotzdem noch keine geklärte Zuordnung haben. Das wurde am 5. Oktober in unserem eigenen Dokumenteneingang sichtbar: Für zwei Schreiben gab es passende OpenKM-Akten, aber die Regeln für die Zuordnung fehlten noch. Dieser zweite Beitrag unserer Praxisreihe erklärt die beiden Prüfungen.
Erste Prüfung: Ist dieselbe Datei schon vorhanden?
Ein Dublettenvergleich kann zeigen, dass genau diese Datei bereits archiviert ist. In unserem internen Ablauf werden dafür Dateigröße und Prüfsumme verglichen. Eine bytegleiche Kopie muss nicht noch einmal abgelegt werden. Dieser Nachweis beantwortet aber noch nicht, welcher Vorgang die Bearbeitung führt.
Zweite Prüfung: Welche Akte gehört zum Schreiben?
Die fachliche Zuordnung muss zusätzlich klären: Für welche Firma ist das Schreiben bestimmt? Welcher Vertrag oder Vorgang ist betroffen? Welche Akte soll die weitere Bearbeitung führen? Dafür werden Angaben im Original mit den bestehenden Akten abgeglichen.
Bestätigte Merkmale wiederverwenden
Wir haben deshalb bestätigte Merkmale gespeichert: eigener Empfänger beziehungsweise Firma, Absender und eine eindeutige Kennnummer. Sie werden am Original geprüft und können beim nächsten passenden Eingang wiederverwendet werden. Eine Kundennummer kann zu einer fortlaufenden Akte passen; eine Vorgangsnummer zu einer bestimmten Unterakte.
Der Umfang einer Regel ist eine fachliche Entscheidung. Wenn verschiedene passende Regeln auf unterschiedliche Akten zeigen, bleibt der Eingang zur Klärung offen. Die beschriebene Funktion ist eine eigene Erweiterung unseres Faustmann Workspace mit OpenKM-Anbindung und kein allgemeines Leistungsversprechen für jede Installation.
Den nächsten Schritt festlegen
Auch eine richtige Aktenzuordnung erledigt noch keine fachliche Aufgabe. Wir empfehlen daher, neben der führenden Akte auch Verantwortlichkeit und nächsten Bearbeitungsschritt festzuhalten. Ein überschaubarer Einstieg ist eine wiederkehrende Dokumentengruppe: eindeutige Fälle bearbeiten, unklare Fälle sichtbar zur Klärung geben.
Den ausführlichen Ausgangsfall und die Grenzen unserer Erweiterung finden Sie im Beitrag Die Akte war da und die automatische Zuordnung scheiterte trotzdem.
Wenn die Bearbeitung Ihres Posteingangs stockt, betrachten wir gemeinsam einen typischen Eingang: Welche Akte führt, wer übernimmt und welche Entscheidung fehlt?
