Ein Vertrag liegt als PDF vor, die unterschriebene Anlage in einer zweiten Datei. Zu einer Rechnung gehören mehrere Belege. Ein Bericht soll nur um ausgewählte Seiten aus einer weiteren Unterlage ergänzt werden. In solchen Fällen beginnt oft ein unnötiger Umweg: Dateien herunterladen, in einem separaten PDF-Programm bearbeiten, neu speichern und anschließend wieder in das Dokumentenmanagementsystem hochladen.
OpenKM zeigt in einem kurzen englischsprachigen Video, wie dieser Arbeitsschritt direkt im DMS erledigt werden kann. Mit den PDF Tools lassen sich benötigte Seiten aus mehreren PDF-Dateien auswählen, in die richtige Reihenfolge bringen und als neues PDF-Dokument speichern.
Originalvideo von OpenKM
Das 2:03 Minuten lange Video bleibt im englischen Original. Unser Beitrag ordnet die gezeigte Funktion auf Deutsch ein, ohne das Video zu übersetzen. Originalbeitrag und Video auf LinkedIn ansehen
Wofür das Zusammenführen von PDFs sinnvoll ist
Im Arbeitsalltag entstehen zusammengehörige Unterlagen häufig getrennt. Typische Beispiele sind:
- ein Vertrag mit nachgereichten Anlagen,
- eine Rechnung mit Lieferschein oder Leistungsnachweis,
- ein Bericht mit ergänzenden Tabellen oder Abbildungen,
- eine Vorgangsdokumentation aus mehreren Teilunterlagen,
- eine für den Versand zusammengestellte Auswahl aus einer umfangreicheren Akte.
Nicht immer sollen vollständige Dateien aneinandergehängt werden. Häufig werden nur einzelne Seiten benötigt. Genau hier liegt der praktische Nutzen: Anwender können eine Auswahl treffen und daraus ein neues, in sich geordnetes PDF erzeugen.
So läuft das Zusammenführen in OpenKM ab
1. Das Hauptdokument auswählen
Ausgangspunkt ist die PDF-Datei, die den Kern des neuen Dokuments bildet – beispielsweise der Vertrag, die Rechnung oder der Hauptbericht.
2. Ein weiteres PDF hinzufügen
Anschließend wird eine zweite PDF-Datei ausgewählt. Sie liefert die Seiten, die das Hauptdokument ergänzen sollen. Der Arbeitsablauf bleibt innerhalb von OpenKM; ein Wechsel in ein lokales Bearbeitungsprogramm ist nicht erforderlich.
3. Nur die benötigten Seiten übernehmen
Nicht jede Seite des zusätzlichen PDFs muss Bestandteil des Ergebnisses werden. Die PDF Tools ermöglichen es, gezielt die benötigten Seiten auszuwählen. So kann aus einer umfangreichen Unterlage nur die relevante Anlage oder ein bestimmter Nachweis übernommen werden.
4. Seiten in die richtige Reihenfolge bringen
Die ausgewählten Seiten lassen sich per Drag-and-drop neu anordnen. Damit entsteht die gewünschte Lesereihenfolge, bevor das neue Dokument erzeugt wird.
5. Ein neues PDF erzeugen
Aus der festgelegten Auswahl und Reihenfolge erstellt OpenKM ein neues kombiniertes PDF. Das Ergebnis ist ein eigenständiges Dokument, das im DMS weiterverwendet und fachlich zugeordnet werden kann.
6. Das Ergebnis in der Vorschau prüfen
Zum Abschluss wird das neue PDF in der OpenKM-Vorschau geöffnet. Dort lässt sich kontrollieren, ob alle benötigten Seiten enthalten sind, ihre Reihenfolge stimmt und das Ergebnis dem vorgesehenen Zweck entspricht.
Der eigentliche Nutzen liegt im kontrollierten Arbeitszusammenhang
PDF-Dateien lassen sich mit vielen Programmen zusammenführen. Der Unterschied besteht darin, wo der Arbeitsschritt stattfindet und was danach mit dem Ergebnis geschieht.
Wenn Mitarbeiter Dateien herunterladen und lokal bearbeiten, entstehen leicht zusätzliche Kopien. Danach ist oft unklar, welche Fassung das verbindliche Ergebnis darstellt, wo Zwischenstände liegen und ob das neue PDF wieder dem richtigen Vorgang zugeordnet wurde.
Wird das Gesamtdokument direkt in OpenKM erzeugt, bleibt der Arbeitsschritt näher am kontrollierten Dokumentbestand. Das neue PDF kann dort:
- in der passenden Akte abgelegt,
- mit Metadaten versehen,
- über Berechtigungen geschützt,
- in einen Prüf- oder Freigabeablauf gegeben,
- gemeinsam mit den Ausgangsdokumenten nachvollziehbar verwaltet werden.
Die PDF Tools sind deshalb kein Ersatz für gutes Dokumentenmanagement. Sie sind ein praktischer Baustein innerhalb einer bereits geordneten Dokumentenstruktur.
Wann Dokumente besser getrennt bleiben
Nicht alles, was zusammengehört, sollte zu einer einzigen PDF-Datei verschmolzen werden. Mehrere Dokumente können denselben Vorgang betreffen und trotzdem eigenständige Unterlagen bleiben. Das ist sinnvoll, wenn sie:
- unterschiedliche Versionen und Freigaben besitzen,
- getrennte Zugriffsrechte benötigen,
- verschiedene Aufbewahrungs- oder Löschfristen haben,
- einzeln gesucht und ausgewertet werden sollen,
- später unabhängig voneinander weiterbearbeitet werden.
Die fachliche Frage lautet deshalb nicht nur: „Können wir diese PDFs zusammenführen?“ Entscheidend ist: „Brauchen wir für den nächsten Arbeitsschritt wirklich ein neues Gesamtdokument?“
Ein Versandpaket, eine vollständige Vertragsfassung oder ein abschließender Bericht können gute Gründe sein. Eine Akte gewinnt ihre Struktur hingegen nicht dadurch, dass alle enthaltenen Dokumente in eine einzige große PDF-Datei gepackt werden.
Ausgangsdokumente und Ergebnis nachvollziehbar halten
Das neu erzeugte PDF sollte einen klaren Namen und einen nachvollziehbaren fachlichen Bezug erhalten. Je nach Einsatzfall können Dokumenttyp, Vorgang, Vertragspartner, Rechnungsnummer, Projekt oder Erstellungszweck als Metadaten erfasst werden.
Ebenso sollte erkennbar bleiben, aus welchen Unterlagen das Ergebnis entstanden ist. Die technische Funktion ersetzt keine organisatorische Entscheidung darüber, welche Fassung verbindlich ist und wie mit den Ausgangsdokumenten umgegangen wird.
Erst den Zweck und die benötigten Seiten festlegen, dann das neue PDF erzeugen und das Ergebnis unmittelbar prüfen und zuordnen.
Verfügbarkeit in der eigenen OpenKM-Installation prüfen
Der Originalbeitrag bezeichnet die gezeigte Funktion als Bestandteil der OpenKM PDF Tools. Er nennt jedoch keine genaue OpenKM-Version, Edition oder Lizenzvoraussetzung. Ob die Funktion in einer konkreten Installation vorhanden und für die vorgesehenen Benutzer freigeschaltet ist, sollte deshalb vorab geprüft werden.
Auch die Benennung einzelner Schaltflächen kann je nach Version und Konfiguration abweichen. Der fachliche Ablauf bleibt derselbe: Hauptdokument wählen, ergänzende Seiten bestimmen, Reihenfolge festlegen, neues PDF erzeugen und Ergebnis kontrollieren.
Fazit
Das Zusammenführen von PDF-Dateien ist ein kleiner Arbeitsschritt mit spürbarer Wirkung. OpenKM ermöglicht, benötigte Seiten direkt im DMS auszuwählen, neu zu ordnen und als neues Dokument zu speichern. Dadurch entfallen lokale Umwege und zusätzliche Dateikopien.
Der größte Nutzen entsteht, wenn die Funktion in eine klare Dokumentenstruktur eingebettet ist. Dann ist nicht nur das neue PDF vorhanden. Es bleibt auch nachvollziehbar, zu welchem Vorgang es gehört, wofür es erstellt wurde und wie es weiterbearbeitet werden soll.
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