Ein gutes Messegespräch liefert viele Informationen: Wer interessiert sich für welches Produkt? Welche Anforderungen wurden genannt? Welcher nächste Schritt wurde vereinbart? Werden diese Angaben erst später aus dem Gedächtnis ergänzt, beginnt die Angebotsarbeit mit Rückfragen.
In unserem eigenen Handel ecomofa entwickeln wir deshalb einen Ablauf, bei dem ein freies Diktat die Erfassung vorbereitet. Eine Aufnahme vom externen Diktiergerät wird mit Ambivio verarbeitet und anschließend in ein fachlich abgestimmtes Formular übertragen. Wir berichten hier über den geprüften Pilotstand vom 23. Oktober 2026. Kundennamen, Kontaktdaten und interne Akten bleiben außerhalb dieses Beitrags.
Was Ambivio in diesem Ablauf übernimmt
Ambivio bietet Werkzeuge für KI-gestütztes Diktieren und Dokumentation. Für unseren Geräteweg nutzen wir die Diktatschnittstelle: Eine fertige Aufnahme wird übergeben, der aufbereitete Text kommt zur weiteren Bearbeitung zurück. Die Erkennung kann Formulierungen bereinigen und gesprochene Korrekturen berücksichtigen. Deshalb behandeln wir die Antwort als ungeprüften Text und gleichen wichtige Angaben mit der Aufnahme ab.
Die Arbeitsplatzlösung Ambivio Voice, die Ambivio-Plattform und unsere eigene Anbindung haben unterschiedliche Aufgaben. Die Schnittstelle liefert in diesem Pilot Text. Kontaktfelder, Artikelzuordnung, Preisregeln und ERP-Übergabe gestalten wir in unseren eigenen Komponenten.
Zuerst festlegen, was für ein Angebot gebraucht wird
Wir haben das Formular von der späteren Angebotsbearbeitung her aufgebaut. Zum Kontakt gehören beispielsweise Name, Firma und Rückfragemöglichkeit. Zum Bedarf gehören Produkt, Menge, Zubehör und wichtige Einsatzbedingungen. Hinzu kommen Vereinbarungen zu Rabatt, Lieferung oder Abholung sowie der nächste Schritt.
Eine Diktierkarte erinnert an diese Angaben. Sie gibt eine Reihenfolge als Hilfe vor; das Gespräch muss dafür nicht in ein starres Frage-Antwort-Schema passen. Eine Aufnahme behandelt jeweils einen Kontakt. Was nicht genannt wurde, bleibt offen und wird vor der weiteren Bearbeitung geklärt.
Vom Gerätediktat zum geprüften Formular
In unserer praktischen Probe wurde eine Aufnahme vom Diktiergerät übernommen, mit dem Vorgang verbunden und über Ambivio erkannt. Anschließend erfolgte die Zuordnung des Textes zu den Formularfeldern. Gerade hier liegt eine eigene fachliche Aufgabe: Ein gut lesbarer Text bedeutet noch nicht, dass Produkt, Zubehör und technische Anforderungen in den richtigen Feldern stehen.
Die erste Zuordnung haben wir deshalb überarbeitet. Der Nutzer prüfte die neue Fassung und gab sie zur Ablage frei. Namen, E-Mail-Adressen, Modelle, Mengen, Termine und Zusagen benötigen weiterhin besondere Aufmerksamkeit. Korrekturen können direkt im Formular vorgenommen werden.
Unser Ablauf lautet: aufnehmen → erkennen → Felder zuordnen → prüfen → freigeben → ablegen. Die ursprüngliche Aufnahme, die ungeprüfte Anbieterantwort und die freigegebene Fassung bleiben unterscheidbar. So lässt sich eine spätere Rückfrage am Ausgangsmaterial prüfen.
Preise kommen aus dem führenden System
Auf der Messe wird häufig ein ungefährer Preis genannt. In unserem ecomofa-Ablauf gilt: Ohne ausdrücklich vereinbarten Festpreis verwenden wir den gültigen Listenpreis. Messepreisangaben verstehen wir als Bruttopreise einschließlich Umsatzsteuer. Ein zugesagter Rabatt wird gesondert berücksichtigt. Diese Regeln gelten für unseren Pilot und werden vor einer Übertragung auf andere Unternehmen neu vereinbart.
Die Angebotsvorbereitung prüft Artikel, Preis und Bestand im ERP-System. Ein genannter Wunschpreis ersetzt keinen gültigen Listenpreis; ein Bestand von null ist keine Lieferzusage. Fehlende oder mehrdeutige Angaben müssen geklärt werden. Vor dem Schreiben ins ERP wird die Vorschau ausdrücklich bestätigt.
Was bereits praktisch geprüft ist
Der Weg vom Gerätediktat bis zum geprüften und abgelegten Formular ist an unserem Messebeispiel durchgeführt. Einen bereits angelegten ERPNext-Angebotsentwurf haben wir mit dem freigegebenen Formular abgeglichen und in die kontrollierte Übergabe aufgenommen. Wiederholtes Öffnen führt in diesem geprüften Fall zum selben Entwurf. Dokumente und Übergabenachweise wurden unabhängig aus OpenKM zurückgelesen.
Die vollständige Neuanlage eines weiteren Kontakts über die Oberfläche bis zum neuen Angebotsentwurf steht noch zur Abnahme an. Technische Tests des Adapters ersetzen diese praktische Prüfung nicht. Auch Versand, verbindliche Auftragsbestätigung und Bestellung sind eigene Schritte. Aus der Erkennung allein wird keine geschäftliche Zusage.
Welche Rolle Akte und ERPNext spielen
OpenKM führt die Dokumentenakte mit Aufnahme, geprüfter Fassung und Nachweisen. ERPNext führt die kaufmännischen Angaben und den Angebotsentwurf. Gemeinsame Referenzen verbinden beide Systeme. Ein erneuter Klick soll auf die vorhandene Bearbeitung zurückführen; unklare Zwischenstände müssen sichtbar bleiben.
Diese Aufgabenteilung ist ein wesentlicher Teil unserer Beratung. Vor einer Einführung klären wir, welches System welche Angaben führt, wer prüft und wann eine Übergabe als abgeschlossen gilt.
Und das iPhone?
Für fertigen Text aus Ambivio auf dem iPhone ist ein zweiter Eingang vorbereitet: Der Text wird bewusst per Kopieren und Einfügen in dasselbe Formular übernommen. Danach gelten dieselben Prüf- und Ablageschritte. Das ist derzeit kein automatischer Abruf aus einer mobilen Warteschlange.
Die vollständige Erprobung auf dem iPhone einschließlich schlechter Verbindung und Offline-Fortsetzung steht noch aus. Der erfolgreich geprüfte Geräteweg belegt diese mobilen Eigenschaften nicht.
Mit einer wiederkehrenden Aufgabe beginnen
Unser Messepilot zeigt, wo die eigentliche Arbeit liegt: Die Spracheingabe muss zu den benötigten Angaben, Prüfungen und führenden Systemen passen. Eine pauschale Zeitersparnis haben wir daraus noch nicht gemessen. Für den weiteren Einsatz bleiben neben der praktischen Abnahme auch der passende Lizenzumfang und die Bedingungen der Schnittstellennutzung zu klären.
Wenn Sie eine ähnliche Schreib- oder Erfassungsaufgabe haben, beginnen wir mit einem konkreten Dokument und den dafür notwendigen Informationen. Gemeinsam legen wir fest, was automatisiert werden kann und welche Prüfung bei den zuständigen Personen bleibt. Anwendungsfall mit uns besprechen.
