Ein Auftrag ist erfasst, die Unterlagen liegen im DMS, trotzdem wartet der Kunde auf eine verbindliche Zusage. Die kaufmännische Leitung sieht, dass sich Freigaben verzögern. Sie weiß noch nicht, ob Unterlagen fehlen, die Suche hakt oder die Entscheidung bei einer Übergabe liegen bleibt.
Mehr gespeicherte Dokumente beantworten diese Frage nicht. Eine passende Kennzahl kann dagegen zeigen, wo wir genauer hinsehen müssen. Für uns beginnt die Auswertung deshalb mit einer konkreten Entscheidung: Welchen wiederkehrenden Vorgang möchten wir verlässlicher abschließen?
Was die neue OpenKM-Auswertung sichtbar machen soll
OpenKM stellt im Herstellerbeitrag vom 8. Oktober 2026 einen Analytics-Bereich vor. Genannt werden unter anderem Wachstum des Dokumentenbestands, Indexierungsaufgaben, Workflow-Aktivität, Infrastruktur und KI-Verbrauch. Das ist eine breitere Sicht auf den Betrieb als die Betrachtung einzelner Nutzeraktionen. Welche Anzeigen tatsächlich verfügbar sind, prüfen wir für die eingesetzte Version, Edition und Konfiguration. Die Herstellermeldung ist kein Nachweis für unsere eigene Installation.
Ein Beispiel: Die Freigabe hängt bei der Übergabe
Nehmen wir einen fiktiven Auftragsprozess in einem mittelständischen Projektunternehmen. Vertrieb und Technik müssen eine geänderte Leistungsbeschreibung bestätigen. Anschließend erstellt die kaufmännische Bearbeitung die Auftragsbestätigung.
Wenn sich dieser Vorgang verzögert, helfen drei getrennte Beobachtungen: Wie lange wartet der Vorgang auf fehlende Unterlagen? Wie lange liegt ein vollständiges Paket vor der fachlichen Entscheidung? Wie lange dauert anschließend die Erstellung der Bestätigung? Eine Gesamtdauer allein würde diese Ursachen vermischen.
Für eine erste Prüfung reichen bereits einige ausgewählte Vorgänge. Wir lesen die Unterlagen und die Zuständigkeitsübergaben zusammen mit den verfügbaren Messwerten. Wartet der vollständige Vorgang überwiegend auf eine Entscheidung, liegt der nächste Schritt bei der Übergaberegel oder Vertretung. Zusätzlicher Speicher würde diesen Engpass nicht beheben.
Das Beispiel beschreibt unseren Beratungsansatz, keinen gemessenen Kundenfall und keine fertige Funktion zur automatischen Ursachenanalyse.
Eine Kennzahl braucht einen Verantwortlichen
Ein Diagramm wird dann nützlich, wenn klar ist, welche Handlung daraus folgt. Wir vereinbaren deshalb für den gewählten Vorgang eine fachliche Verantwortung und einen regelmäßigen Blick auf die Abweichungen.
Die Prozessverantwortlichen benötigen beispielsweise eine Übersicht über liegen gebliebene Freigaben. Die technische Betreuung prüft separat, ob Dokumente noch auf Indexierung warten. Beide Beobachtungen können erklären, warum Arbeit stockt; sie verlangen aber unterschiedliche Maßnahmen.
Personenbezogene Aktivitätsdaten verwenden wir dabei nicht als pauschales Leistungsranking. Eine lange Wartezeit kann auf eine fehlende Unterlage oder eine ungeklärte Zuständigkeit zurückgehen. Den Zusammenhang müssen wir erst verstehen.
Mit einer Entscheidung beginnen
Für einen überschaubaren Einstieg wählen wir einen häufigen Vorgang und eine Frage, etwa: Warum können wir diese Aufträge nicht zeitnah bestätigen? Wir bestimmen, welche Daten dazu vorhanden sind, prüfen einige Fälle und setzen eine begrenzte Änderung um. Danach beobachten wir, ob vollständige Vorgänge tatsächlich schneller zur Entscheidung kommen.
So konzentrieren wir die Arbeit auf den Engpass mit erkennbarem Nutzen für den Betrieb. Ein großer Überblick über alle Kennzahlen kann später folgen. Eine belegbare Verbesserung des wichtigen Vorgangs hat zunächst Vorrang.
Wer gerade Dokumentenworkflows einführt, findet ergänzend in unserem Beitrag zu Zuständigkeiten im digitalen Posteingang, wie Ablage und Bearbeitungsauftrag zusammengehören.
Ihren Dokumentenengpass einordnen
Welche Freigabe, Rückfrage oder Dokumentensuche verzögert bei Ihnen regelmäßig einen Auftrag? Im DMS-Strategiegespräch ordnen wir den konkreten Vorgang ein und klären, welche Messung und welcher erste Schritt dafür sinnvoll sind.
Quelle und Einordnung: Ausgangspunkt ist OpenKM Analytics, Herstellermeldung vom 8.10.2026. Prozessbeispiel, Auswahl der Leitfrage und vorgeschlagenes Vorgehen sind unsere eigene Einordnung.
