Das Kundengespräch ist beendet. Die wesentlichen Punkte sind klar, die nächsten Schritte vereinbart. Jetzt müsste noch jemand den Vermerk schreiben. Doch das Telefon klingelt schon wieder, der nächste Termin wartet, und aus „gleich erledigt“ wird eine Aufgabe für den Feierabend.
Solche Situationen kennen viele Menschen in Beratung, Kanzlei und Büro. Das Wissen ist vorhanden. Es in ein vollständiges, verständliches und weiterverwendbares Dokument zu bringen, kostet jedoch Zeit und Aufmerksamkeit.
Genau an dieser Stelle setzen wir mit unserer Beratung für Spracherkennung an. Wir unterstützen Sie bereits beim Erstellen Ihrer Dokumente und verbinden diesen Schritt mit unserer Erfahrung im Dokumentenmanagement. Unsere offizielle Partnerschaft mit egs Computer Vertrieb stärkt dabei den direkten Zugang zu spezialisiertem Produktwissen.
Wir beginnen dort, wo Ihr Dokument entsteht
Wer uns über OpenKM kennt, verbindet unsere Arbeit vermutlich zuerst mit digitalen Akten, geordneter Ablage, Suche und nachvollziehbaren Dokumentenprozessen. Dazu gehört für uns auch die Frage: Wie kommt der Inhalt überhaupt in eine Form, mit der andere zuverlässig weiterarbeiten können?
Ein Beratungsvermerk muss die getroffenen Vereinbarungen erkennen lassen. Ein Bericht braucht einen nachvollziehbaren Aufbau. Eine Arbeitsanweisung muss so verständlich sein, dass ein Kollege damit arbeiten kann. Diese Anforderungen entstehen lange vor der Ablage.
Wenn wir sie schon bei der Dokumenterstellung berücksichtigen, können wir den gesamten Ablauf besser aufeinander abstimmen: Informationen erfassen, einen Text aufbauen, fachlich prüfen und das Ergebnis dem richtigen Vorgang zuordnen.
Unsere Expertise liegt in dieser Verbindung von Sprache, Dokumentstruktur und Arbeitsablauf. Wir schauen auf die Aufgabe, die mit dem fertigen Dokument erledigt werden soll, und richten die Unterstützung daran aus.
Spracherkennung wird durch passende Konfiguration alltagstauglich
Gedanken auszusprechen fällt vielen Menschen leichter, als sie sofort schriftlich auszuformulieren. Spracherkennung kann diesen Zugang nutzen. Wie hilfreich das im Alltag ist, hängt wesentlich von der Einrichtung und der Art der Aufgabe ab.
Beim Diktieren eines Briefes geht es beispielsweise um die Arbeit in der gewohnten Anwendung, passende Fachbegriffe und eine einfache Korrektur. Bei der strukturierten Aufbereitung von Informationen kommen andere Fragen hinzu: Welche Angaben gehören in den Bericht? Wie werden sie gegliedert? Was muss ausdrücklich als fehlend erkennbar bleiben?
Wir klären diese Fragen gemeinsam mit Ihnen. Dazu entwickeln wir passende Vorlagen, Fragebögen und Regeln für die Textaufbereitung. Wiederkehrende Begriffe, typische Formulierungen und die Anforderungen an das Ergebnis fließen in die Konfiguration ein. Anschließend erproben wir den Ablauf mit repräsentativen Beispielen.
Aktuell steht Ambivio im Mittelpunkt unserer Zusammenarbeit mit egs. Bei der Auswahl unterscheiden wir zwischen dem Diktieren am Arbeitsplatz und der strukturierten Dokumentaufbereitung. Welche Lösung und welcher Funktionsumfang zu Ihrem Vorhaben passen, prüfen wir anhand Ihrer konkreten Aufgabe. Mehr dazu finden Sie in unserer Beratung zur KI-gestützten Spracherkennung.
Ein Beispiel: Vom gesprochenen Rückblick zum Beratungsvermerk
Stellen wir uns einen typischen Beratungsalltag vor: Nach einem Termin sprechen Sie die wesentlichen Ergebnisse ein. Was war der Anlass? Welche Punkte wurden besprochen? Was wurde vereinbart? Wer übernimmt den nächsten Schritt?
Für einen solchen Ablauf entwickeln wir eine Dokumentvorlage mit genau diesen Abschnitten. Die sprachlich erfassten Informationen sollen darin übersichtlich aufbereitet werden. Fehlt etwa eine Frist oder eine Zuständigkeit, soll das bei der Prüfung auffallen. Fehlende Angaben dürfen nicht durch plausibel klingende Ergänzungen ersetzt werden.
Sie prüfen den Entwurf, korrigieren Namen und Zahlen und bestätigen die Vereinbarungen. Anschließend wird der freigegebene Vermerk dem passenden Kunden oder Projekt zugeordnet. Gehört OpenKM zum vorgesehenen Ablauf, planen wir auch Benennung, Ablage, Zugriffsrechte und weitere Bearbeitung mit ein.
Das ist ein Beispiel für einen gemeinsam zu konfigurierenden Prozess. Die Übergabe zwischen den eingesetzten Anwendungen wird projektbezogen festgelegt und erprobt.
Der Nutzen lässt sich am vollständigen Ablauf beurteilen: Wie viel Nacharbeit bleibt? Sind alle wesentlichen Angaben enthalten? Können Kollegen den Vermerk verstehen und weiterverwenden? Daran messen wir eine sinnvolle Einführung.
Offizieller egs-Partner – persönlich seit rund 20 Jahren verbunden
Für professionelle Spracherkennung arbeiten wir als offizieller Partner direkt mit egs Computer Vertrieb zusammen. egs ist auf Spracherkennung und KI-Lösungen spezialisiert und unterstützt seine Partner unter anderem mit technischem Know-how, Schulungen und Projektbegleitung. Das Unternehmen beschäftigt sich seit Anfang der 1990er-Jahre mit diesem Bereich. Mehr über egs.
Unsere offizielle Partnerschaft knüpft an eine persönliche Verbindung an, die seit rund 20 Jahren besteht. Wir kennen die Menschen hinter egs und stehen in engem fachlichem Austausch.
Für unsere Kunden verbinden sich dadurch zwei Kompetenzen: Wir bringen unsere Erfahrung mit Dokumenten, Prozessen und individueller Konfiguration ein. egs ergänzt das spezialisierte Produktwissen und die Verbindung zu den Herstellern. Bei Produkt- und Lizenzfragen stimmen wir uns direkt ab.
Ihr Ansprechpartner für Beratung, Konfiguration und Einführung bleiben wir. Die Lizenzabwicklung erfolgt über egs. So können wir Anforderungen und Produktfragen auf kurzen Wegen zusammenbringen und auch spätere Anpassungen gemeinsam vorbereiten.
Fachliche Prüfung gehört zum fertigen Dokument
Ein flüssiger Text ist noch kein geprüfter Inhalt. Namen, Zahlen, Aussagen und Vereinbarungen müssen stimmen. Deshalb legen wir bei der Einführung fest, wer einen Entwurf kontrolliert und wann ein Dokument weitergegeben oder im vereinbarten Prozess freigegeben wird.
Ebenso beziehen wir die Anforderungen an Datenverarbeitung, Zugriffe und Aufbewahrung von Anfang an ein. Ein erster gemeinsamer Blick auf den Anwendungsfall kommt dabei ohne vertrauliche Originalunterlagen aus.
Unsere OpenKM-Beratung schließt an diese Arbeit an: Wir unterstützen Sie dabei, die entstandenen Dokumente im richtigen Zusammenhang verfügbar zu machen und ihre weitere Bearbeitung nachvollziehbar zu organisieren.
Welches Dokument bleibt bei Ihnen regelmäßig liegen?
Vielleicht ist es der Vermerk nach einem Kundengespräch, der wiederkehrende Bericht oder die Anleitung, deren Inhalt längst feststeht. Genau so eine konkrete Aufgabe ist ein guter Ausgangspunkt.
Wir schauen mit Ihnen auf den Weg vom ersten gesprochenen Gedanken bis zum nutzbaren Dokument. Gemeinsam klären wir, wo Spracherkennung entlasten kann, welche Vorlage gebraucht wird und wie das Ergebnis in Ihren Arbeitsablauf gelangt.
