Ein altes System lässt sich oft schnell abschalten. Die eigentliche Frage kommt vorher:
Welche Dokumente, Daten und Geschäftszusammenhänge wären danach nicht mehr zuverlässig erreichbar?
Wir übernehmen deshalb nicht einfach Dateien von einem Ordner in einen anderen. Wir klären zuerst, was tatsächlich vorhanden ist, welche Beziehungen erhalten bleiben müssen und woran sich später nachweisen lässt, dass der richtige Bestand vollständig im Ziel angekommen ist.
Wann diese Dienstleistung passt
Die Datenübernahme ist sinnvoll, wenn Sie:
- ein altes ERP-, Warenwirtschafts-, DMS- oder Branchensystem ablösen möchten;
- Dokumente nur noch über eine veraltete Anwendung finden;
- Datenbankinformationen und Dokumentdateien gemeinsam erhalten müssen;
- nicht sicher wissen, welcher Datenbestand tatsächlich aktiv ist;
- Vorgänge, Kundenakten oder andere Zusammenhänge in OpenKM neu aufbauen möchten;
- vor einer Abschaltung einen prüfbaren und unabhängigen Bestand benötigen.
Das Ergebnis
Je nach vereinbartem Umfang erhalten Sie:
- ein Inventar der Datenquellen und Dokumentarten;
- eine unveränderte Sicherung des festgelegten Ausgangsbestands;
- ein Zielmodell für Akten, Metadaten und Referenzen in OpenKM;
- ein dokumentiertes Mapping zwischen Quelle und Ziel;
- einen begrenzten Pilotimport mit Prüfprotokoll;
- einen kontrollierten Serienimport nach Freigabe des Piloten;
- einen Abschlussnachweis mit bekannten Abweichungen und Restpunkten.
Eine kleine Dateiübernahme braucht ein anderes Verfahren als eine Fachanwendung mit Datenbank, Verknüpfungen und mehreren Dokumentablagen. Den nötigen Umfang klären wir vor dem Angebot.
Unser Vorgehen
- Bestand verstehen: Datenbanken, Verzeichnisse, Dokumentarten, Schlüssel und Beziehungen werden grundsätzlich lesend erfasst.
- Original sichern: Vor der Transformation sichern wir den vereinbarten Ausgangsbestand unverändert und dokumentieren Dateien, soweit sinnvoll, mit SHA-256-Prüfsummen.
- Ziel entwerfen: Wir bestimmen, wie Akten, Dokumente, Metadaten und Quellreferenzen in OpenKM auffindbar bleiben.
- Pilot übernehmen: Ein repräsentativer Teilbestand wird zuerst importiert und fachlich geprüft.
- Rücklesen: Importierte Originale werden aus OpenKM zurückgelesen und mit der Quelle verglichen.
- Serie ausführen: Erst nach der Pilotfreigabe folgt die kontrollierte Übernahme; Wiederholungsläufe dürfen keine unkontrollierten Dubletten erzeugen.
- Abschluss dokumentieren: Umfang, Abweichungen und offene Punkte bleiben nachvollziehbar. Das Quellsystem wird nicht allein wegen eines erfolgreichen Imports gelöscht.
Praxisbeispiel: MKS-Goliath
Bei der Ablösung unseres früheren Warenwirtschaftssystems MKS-Goliath mussten Geschäftsdaten und Originalbelege gemeinsam erhalten bleiben.
Der Bestand umfasste unter anderem 99 aktive Kunden, 429 aktive Rechnungen und 1.092 technisch bestätigte PDF-Dokumente. Daraus entstanden Kunden- und Vorgangsakten in OpenKM. Insgesamt wurden 1.621 Dokumente und Übersichten manifestiert, zurückgelesen und byteidentisch bestätigt. Ein Wiederholungslauf erzeugte weder neue Dokumente noch Dubletten.
Entscheidend war eine andere Erkenntnis: Datenbankwerte und ausgegebene Originalbelege waren nicht immer identisch. Diese Abweichungen wurden nicht geglättet. Beide Ebenen blieben erhalten und der Klärungsbedarf wurde dokumentiert.
So wird aus einem schwer zugänglichen Altbestand wieder nutzbares Dokumentenvermögen.
Nächster Referenzfall: Findentity nach OpenKM CE
Als nächstes übertragen wir unsere lokale Findentity-DMS-Datenbank schrittweise nach OpenKM CE. Neben Dokumentdateien müssen dabei SQL-Metadaten, Profile, Felddefinitionen, Verknüpfungen und die bestehende Mappenlogik verstanden werden.
Wir beginnen nicht mit einem Massenimport. Zuerst werden Quelle, Beziehungen und Dokumentbestand lesend inventarisiert. Danach entsteht ein Pilot mit klaren Prüfkriterien. Die produktive Findentity-Datenbank bleibt bis zur vollständigen Abnahme unverändert und führend.
Was wir für eine Einschätzung benötigen
- Name und Version des heutigen Systems;
- Dokumentarten und ungefähre Menge;
- Datenbanken, Exportmöglichkeiten und Dokumentverzeichnisse;
- wichtige Such- und Aktenzusammenhänge;
- Schutz- und Aufbewahrungsanforderungen;
- gewünschtes Ziel: OpenKM CE, OpenKM Professional oder noch offen;
- Anlass und gewünschter Zeitraum der Ablösung.
Vertrauliche Dokumente oder vollständige Datenbanken gehören nicht in ein allgemeines Kontaktformular. Für Beispieldaten vereinbaren wir nach der ersten Prüfung einen geschützten Übertragungsweg.
Nicht automatisch enthalten
- vollständige inhaltliche Bereinigung der Altdaten;
- rechtliche oder steuerliche Bewertung von Aufbewahrungspflichten;
- Abschaltung oder Löschung des Quellsystems;
- Übernahme unzugänglicher oder technisch beschädigter Inhalte;
- produktive Umstellung ohne Pilot und fachliche Freigabe;
- Festpreis vor Sichtung des Bestands und seiner Abhängigkeiten.
Datenübernahme anfragen
Beschreiben Sie kurz, welches System abgelöst werden soll und was danach auffindbar und nachweisbar bleiben muss. Wir prüfen, ob ein begrenzter Migrationscheck, ein Pilot oder ein vollständiges Projekt der richtige Einstieg ist.
Datenübernahme einschätzen lassen
Nach der Anfrage folgen Vorprüfung, Rückfragen und – falls sinnvoll – ein abgegrenzter Bestandscheck. Erst danach erhalten Sie eine konkrete Leistungsbeschreibung und ein Angebot.