Eine Rückfrage kommt kurz vor dem nächsten Termin: Welche Unterlagen brauchen wir, bevor wir einen neuen Lieferanten freigeben? Die Regelung liegt irgendwo im Dokumentenmanagement. Nur unter welchem Namen? Und steht die entscheidende Ausnahme in der Arbeitsanweisung oder in einer späteren Ergänzung?
Solche Fragen kosten Zeit, obwohl die Informationen längst vorhanden sind. Genau an dieser Stelle setzt OpenKM Smart Search an. Anwender sollen ihre Frage in normaler Sprache stellen können und eine Antwort aus dem eigenen Dokumentbestand erhalten. Entscheidend ist für uns dabei der nächste Schritt: Lässt sich die Antwort am Original nachvollziehen?
Was OpenKM mit intelligenter Suche meint
OpenKM beschreibt seine intelligente Suche als Verbindung aus Dokumentensuche und einem KI-Modell. Passende Inhalte werden ermittelt und zu einer Antwort zusammengeführt. Verweise führen zurück zu den verwendeten Dokumenten. Der Hersteller bezeichnet das Verfahren als RAG, kurz für Retrieval-Augmented Generation.
Im aktuellen OpenKM-Beitrag zur intelligenten Suche steht dieser Ablauf im Mittelpunkt: eine Frage formulieren, die Antwort lesen und die zugehörige Quelle öffnen. Eine genauere technische Einordnung liefert OpenKM Intelligent Search.
Eine Frage, an der sich der Nutzen prüfen lässt
Nehmen wir ein fiktives Beispiel aus der Büroorganisation. Im DMS liegen eine freigegebene Arbeitsanweisung zur Lieferantenanlage, eine ältere Fassung und mehrere ergänzende Hinweise. Die Frage lautet:
Welche Unterlagen verlangt unsere aktuelle Arbeitsanweisung, bevor ein neuer Lieferant freigegeben werden darf?
Das ist konkreter als „Wie funktioniert die Lieferantenanlage?“. Der gewünschte Vorgang und der maßgebliche Dokumenttyp werden genannt. Welche Unterlagen die Antwort tatsächlich aufführt, muss sich aus dem vorhandenen Bestand ergeben. Wir würden dafür keine vermeintlich typische Checkliste vorgeben und anschließend erwarten, dass das System sie bestätigt.
Drei Schritte gehören zusammen
1. Die Frage eingrenzen. Nennen Sie den Vorgang, um den es geht. Ergänzen Sie bei Bedarf Standort, Produkt oder Zeitraum. Beginnen Sie mit einer Frage, deren richtige Antwort Sie bereits kennen. So lässt sich prüfen, ob die Suche auch die entscheidende Einschränkung findet.
2. Die Antwort lesen und ihre Belege ansehen. Passt die Antwort wirklich zur Frage? Werden Quellen genannt? Falls zwei Dokumente unterschiedliche Aussagen enthalten, ist eine glatt formulierte Zusammenfassung noch keine Klärung des Widerspruchs.
3. Das Original öffnen. Prüfen Sie die Fundstelle im Zusammenhang. Steht dort tatsächlich das, was die Antwort behauptet? Gilt die Regelung für diesen Vorgang? Ist der Dokumentstand freigegeben, und gibt es eine neuere Fassung oder eine Ausnahme?
Gerade der dritte Schritt macht den Unterschied im Arbeitsalltag. Ein Quellenlink erleichtert die Kontrolle. Er übernimmt sie nicht.
Gute Antworten brauchen gepflegte Dokumente
Eine KI-Suche kann unklare Zuständigkeiten und widersprüchliche Unterlagen nicht durch bessere Formulierungen auflösen. Wenn niemand weiß, welche Arbeitsanweisung gilt, fehlt bereits die Grundlage für eine verlässliche Antwort.
Deshalb betrachten wir die Suche zusammen mit dem Dokumentenmanagement: Sind Versionen nachvollziehbar? Ist die Freigabe erkennbar? Sind veraltete Unterlagen sauber eingeordnet? Können die vorgesehenen Benutzer auf die richtigen Informationen zugreifen?
Diese Grundlage haben wir im Beitrag Warum KI im Unternehmen zuerst ein Dokumentenproblem ist beschrieben. Wie wichtig der gültige Stand ist, zeigt auch unser Beitrag OpenKM für Fertigungsunternehmen.
So würden wir einen ersten Versuch aufbauen
Für einen überschaubaren Test wählen wir einen abgegrenzten Bestand und einige typische Fragen. Zu jeder Frage halten wir vorher fest, welche Dokumente die Antwort belegen und welche Einschränkungen berücksichtigt werden müssen.
Dazu gehören auch Fragen, die der Bestand nicht beantworten kann. Ebenso prüfen wir eine überholte Fassung, einen Widerspruch und den Zugriff mit unterschiedlichen Benutzerrechten. Wir möchten sehen, wo die Lösung hilft und wo weiterhin eine fachliche Rückfrage erforderlich ist.
Erst dann vergleichen wir den Aufwand: Wie lange dauert die Suche einschließlich Quellenprüfung? Welche Fehler treten auf? Welche Dokumente müssen besser gepflegt werden? So entsteht eine belastbare Entscheidung aus dem eigenen Arbeitsablauf.
Was vor der Einrichtung zu klären ist
Aus der Herstellerbeschreibung folgt nicht, dass Smart Search in jeder OpenKM-Installation bereits verfügbar ist. Vor einem Einsatz klären wir die passende Edition und Lizenz, die technischen Voraussetzungen, den einbezogenen Dokumentbestand und den Betrieb des KI-Modells. Zum Test gehört auch, ob bestehende Zugriffsrechte im konkreten Aufbau wie vorgesehen wirken.
Wer regelmäßig dieselben Dokumentgruppen benötigt, kann außerdem einen anderen Bedarf haben: Eine gespeicherte Suche macht Suchkriterien wiederverwendbar. Smart Search zielt auf Fragen und daraus formulierte Antworten. Beide Aufgaben verdienen eine eigene Betrachtung.
Wir beginnen deshalb gern mit einer echten Frage aus Ihrem Betrieb. Gemeinsam sehen wir uns an, welche Quellen dafür vorhanden sind und wie Sie heute zu einer verlässlichen Antwort kommen. Daraus lässt sich entscheiden, ob OpenKM mit intelligenter Suche an dieser Stelle sinnvoll unterstützt.
