Eine Freigabe ist selten nur ein Dokument.
Wer eine Rechnung prüfen soll, braucht oft auch Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Korrespondenz. Wer einen Vertrag freigibt, benötigt Entwurf, Anlagen, Stellungnahmen und Änderungsvorschläge. Wer eine Reklamation bearbeitet, muss Kundenmeldung, Produktunterlagen, Fotos und bisherige Entscheidungen im Blick behalten.
In vielen Systemen beginnt an dieser Stelle die Suche: Aufgabe öffnen, Vorgangsnummer kopieren, in eine andere Ansicht wechseln, den richtigen Ordner finden, Dokumente einzeln öffnen und anschließend wieder zur Aufgabe zurückkehren.
OpenKM dreht diese Arbeitsweise mit dem Case Explorer um:
Die Akte kommt zur Aufgabe – statt der Bearbeiter zur Akte.
Die vollständige Vorgangsakte direkt im Arbeitsschritt
Der Case Explorer zeigt die Dokumente und Ordner eines konkreten Falls direkt innerhalb der laufenden Workflow-Aufgabe. Der Bearbeiter bleibt in seinem Arbeitsschritt und kann trotzdem durch die zum Vorgang gehörende Struktur navigieren.
Wird ein Element ausgewählt, erscheinen seine Eigenschaften und – sofern verfügbar – eine Dokumentvorschau. Damit liegen Aufgabe, fachlicher Zusammenhang und prüfungsrelevante Unterlagen in einer Arbeitsumgebung.
OpenKM zeigt diese Funktion in einem kurzen Video am Beispiel eines Bestellvorgangs: OpenKM-Video zum Case Explorer ansehen.
Das Video ist kurz, die Idee dahinter ist weitreichend: Ein Workflow steuert nicht nur Aufgaben. Er stellt im richtigen Moment auch den vollständigen Informationskontext bereit.
Weniger Suchen, weniger Wechsel, bessere Entscheidungen
Der Vorteil liegt nicht nur in einigen eingesparten Klicks. Jeder Wechsel zwischen Aufgabenliste, Dokumentenbrowser, Suche und Einzeldatei unterbricht die Bearbeitung und erhöht das Risiko, den Zusammenhang zu verlieren.
Eine fallbezogene Ansicht verbessert den Prozess an mehreren Stellen:
- Weniger Kontextwechsel: Die Workflow-Aufgabe muss für die Dokumentenprüfung nicht verlassen werden.
- Schnellere Prüfung: Eigenschaften und Vorschau stehen direkt bei der Auswahl eines Dokuments bereit.
- Bessere Entscheidungsgrundlage: Nicht nur das auslösende Dokument, sondern der gesamte relevante Vorgang ist sichtbar.
- Geringeres Verwechslungsrisiko: Der sichtbare Bestand ist dem konkreten Fall zugeordnet.
- Mehr Nachvollziehbarkeit: Es wird klarer, welche Unterlagen zu einer Prüfung oder Freigabe gehörten.
Gerade bei wiederkehrenden Freigaben summiert sich dieser Unterschied. Wenn jeder Bearbeiter den Vorgang erst zusammensuchen muss, wird die Dokumentensuche selbst zum Engpass. Der Case Explorer verlagert die Arbeit zurück auf die eigentliche Aufgabe: prüfen, entscheiden und nachvollziehbar weitergeben.
Vom Einzelbeleg zur digitalen Vorgangsakte
Ein Geschäftsvorgang besteht fast nie aus einer einzelnen Datei. Im Einkauf können beispielsweise diese Unterlagen zusammengehören:
- Bedarfsmeldung und Lieferantenangebote
- Angebotsvergleich und interne Freigabe
- Bestellung und Auftragsbestätigung
- Lieferschein und Eingangsrechnung
- Korrespondenz und Reklamationsunterlagen
Ähnlich ist es bei Vertragsprüfungen, Qualitätsfällen, Servicevorgängen, Audits oder Genehmigungen. Der Case Explorer macht aus verstreuten Einzeldokumenten keinen bloßen Sammelordner, sondern einen Arbeitskontext für den konkreten Prozess.
Damit wird OpenKM zu mehr als einer zentralen Ablage. Dokumente stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden: innerhalb des Geschäftsprozesses und bezogen auf den einzelnen Fall.
Die Funktion allein schafft noch keine gute Akte
Der Case Explorer kann nur das sinnvoll bereitstellen, was fachlich richtig strukturiert und dem Vorgang zugeordnet wurde. Deshalb beginnt eine gute Umsetzung nicht mit der Oberfläche, sondern mit einigen klaren Fragen:
- Was ist in diesem Prozess ein Fall?
- Welche Dokumentarten müssen für eine Entscheidung vollständig vorliegen?
- Wer fügt Unterlagen hinzu und wer prüft die Vollständigkeit?
- Welche Metadaten müssen auf einen Blick sichtbar sein?
- Welche Rollen dürfen welche Inhalte sehen?
- Was geschieht mit der Vorgangsakte nach dem Abschluss des Workflows?
Wir klären diese Fragen gemeinsam mit dem Unternehmen und übersetzen den tatsächlichen Ablauf in Aktenstruktur, Metadaten, Rechte und Workflow-Schritte. OpenKM liefert mit dem Case Explorer die passende Funktion. Wir sorgen dafür, dass daraus eine belastbare Arbeitsweise entsteht.
Wo der Case Explorer besonders stark ist
Besonders interessant ist die Funktion überall dort, wo Entscheidungen von mehreren Unterlagen abhängen:
- Rechnungsprüfung mit Bestellung, Lieferschein und Leistungsnachweis
- Vertragsfreigabe mit Anlagen, Kommentaren und früheren Fassungen
- Reklamationsbearbeitung mit Auftrag, Produktdaten, Fotos und Korrespondenz
- Qualitätsmanagement mit Abweichung, Ursachenanalyse und Wirksamkeitskontrolle
- Audit und Compliance mit Prüfauftrag, Richtlinien, Nachweisen und Maßnahmen
Welche OpenKM-Version oder Edition im konkreten Fall benötigt wird und wie die Zuordnung technisch umgesetzt wird, sollte vor einer Produktzusage geprüft werden. Das OpenKM-Video ist eine Funktionsdemonstration, keine vollständige technische Dokumentation.
Fazit: Die ganze Akte. Direkt im Arbeitsschritt.
Der OpenKM Case Explorer zeigt sehr anschaulich, wohin modernes Dokumentenmanagement führt. Es reicht nicht, Dokumente zentral zu speichern. Der größere Nutzen entsteht, wenn die richtigen Unterlagen im richtigen Prozessschritt vollständig und nachvollziehbar verfügbar sind.
So wird aus einer Workflow-Aufgabe eine fundierte Entscheidung – und aus einer Dokumentenablage eine digitale Vorgangsakte.
Sie möchten prüfen, wie ein konkreter Freigabeprozess in OpenKM als digitale Vorgangsakte abgebildet werden kann? Zeigen Sie uns Ihren Prozess. Wir zeigen Ihnen, wie Dokumente, Rollen und Workflow-Schritte sinnvoll zusammenwirken.
Hinweis zur Quelle
Ausgangspunkt dieses Beitrags ist das kurze OpenKM-Video „OpenKM – Case Explorer: documentos dentro del workflow“ vom offiziellen Kanal „openkm document management“. Es demonstriert den Case Explorer innerhalb einer Workflow-Aufgabe am Beispiel eines Bestellvorgangs.
