Eine Nachricht geht über das besondere elektronische Anwaltspostfach ein. Sie enthält einen Schriftsatz und mehrere Anlagen. Kurz danach schickt der Mandant ergänzende Unterlagen per E-Mail. Ein Papierdokument wird am Empfang eingescannt.
Alle Dokumente sind digital vorhanden. Trotzdem bleibt eine entscheidende Frage:
Ist der Eingang vollständig der richtigen Akte zugeordnet, wurde er bearbeitet und lässt sich das später nachvollziehen?
Genau daran entscheidet sich, ob eine Kanzlei nur Dateien speichert oder eine verlässliche E-Akte führt. Ein Scanner löst diese Aufgabe ebenso wenig wie ein zusätzlicher Dateiordner. Benötigt wird ein geregelter Weg vom Eingang über die Zuordnung und Bearbeitung bis zur nachvollziehbaren Ablage.
Ein Dokumentenmanagementsystem wie OpenKM kann diese Dokumentenbasis unterstützen. Es ersetzt jedoch keine Kanzleisoftware und darf insbesondere nicht mit beA, Fristenkontrolle, Gebührenabrechnung oder Aktenkonto verwechselt werden.
Das Risiko entsteht zwischen Eingang und Akte
Im Kanzleialltag kommen Unterlagen über verschiedene Wege an: als beA-Nachricht, E-Mail, eingescannte Tagespost, Vertrag, Gutachten oder interner Vermerk.
Das einzelne Dokument ist meistens nicht das Problem. Kritisch sind die Übergänge: Wurde jede Anlage übernommen? Gehört die E-Mail selbst zur Akte oder nur ihr Anhang? Ist das Aktenzeichen richtig? Wer muss den Eingang prüfen? Welche Fassung eines Entwurfs wurde tatsächlich versandt?
Wenn diese Zusammenhänge nur in Postfächern, persönlichen Aufgabenlisten oder Dateinamen stecken, bleibt die Akte von einzelnen Personen und deren Arbeitsweise abhängig.
Eine E-Akte muss mehr zeigen als Dokumente
Aktenbezug und Vollständigkeit
Ein Dokument braucht einen eindeutigen Bezug zu Mandat, Fall oder Vorgang. Bei einem Eingang mit mehreren Anlagen muss erkennbar bleiben, welche Bestandteile gemeinsam eingegangen sind. Metadaten wie Aktenzeichen, Dokumentart, Absender, Eingangsdatum und verantwortliche Person erhalten diesen Zusammenhang unabhängig vom Dateinamen.
Bearbeitungsstand und Verantwortung
Die Ablage allein sagt noch nicht, ob ein Eingang zur Kenntnis genommen, geprüft oder beantwortet wurde. Ein geregelter Dokumentenprozess trennt deshalb zwischen eingegangen, zugeordnet, in Bearbeitung und abgeschlossen. Die konkrete Fristenführung bleibt Aufgabe der dafür vorgesehenen Kanzleisoftware und der organisatorischen Kontrollverfahren.
Fassung und Historie
Bei Verträgen, Schriftsätzen und Stellungnahmen entstehen schnell mehrere Bearbeitungsstände. Versionierung hält diese Stände an einem Dokument zusammen. So bleibt nachvollziehbar, was geändert wurde und welche Fassung freigegeben oder versandt wurde.
Berechtigung und Nachvollziehbarkeit
Nicht jede Person darf jede Akte oder jedes Dokument sehen. Rollen und Berechtigungen müssen deshalb dem tatsächlichen Arbeitsablauf folgen. Protokolle können technische Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar machen. Sie ersetzen keine rechtliche Prüfung, schaffen aber eine bessere Grundlage für interne Kontrolle und Datenschutzorganisation.
Was OpenKM in diesem Zusammenhang leisten kann
OpenKM ist eine Plattform für Dokumentenmanagement, digitale Akten und dokumentenbezogene Abläufe. Für den beschriebenen Engpass sind vor allem diese Funktionen relevant:
- strukturierte Akten und Dokumentenklassen,
- Metadaten für Aktenzeichen, Dokumentart, Eingang und Zuständigkeit,
- OCR und Volltextsuche für eingescannte Unterlagen,
- Versionierung und Änderungshistorie,
- rollenbezogene Berechtigungen,
- dokumentierte Aufgaben-, Prüf- und Freigabeschritte,
- Schnittstellen zu anderen Anwendungen,
- kontrollierte Aufbewahrung nach den im Projekt festgelegten Regeln.
Eine Aufgabe sollte dabei nicht isoliert vom Akteninhalt stehen. Der OpenKM Case Explorer zeigt beispielsweise, wie Dokumente, Eigenschaften und Aktenzusammenhang direkt in einem Workflow-Schritt verfügbar werden können.
Welche Funktionen tatsächlich eingesetzt werden können, hängt von Edition, Konfiguration, Schnittstellen und Betriebsmodell ab. Das muss vor einem Projekt konkret geprüft werden.
OpenKM ist keine Kanzleisoftware
Diese Abgrenzung ist wichtig. Eine deutsche Kanzleisoftware wie RA-MICRO verbindet die E-Akte mit branchenspezifischen Funktionen, unter anderem Mandatsverwaltung, Gebühren, Aktenkonto, Fristen, beA und weitere Fachverfahren.
OpenKM bildet diese Kanzleifunktionen nicht vollständig ab. Es sollte deshalb nicht als pauschaler Ersatz für eine etablierte Kanzleisoftware angeboten werden.
Sinnvoll kann OpenKM werden, wenn der Dokumentenengpass über die vorhandene Kanzleisoftware hinausgeht: bei großen Vertrags- oder Belegsammlungen, besonderen Projektakten, fachübergreifender Zusammenarbeit, Altakten, Wissensbeständen oder Dokumentenprozessen, an denen auch andere Bereiche und Systeme beteiligt sind.
Für Rechtsabteilungen ist diese Rolle oft noch deutlicher. Dort müssen Verträge, Korrespondenz, Freigaben und Nachweise häufig mit Einkauf, Vertrieb, Geschäftsleitung oder externen Kanzleien verbunden werden. Eine allgemeine Dokumenten- und Vorgangsplattform kann solche Grenzen besser überbrücken als eine reine Dateiablage.
Ein sinnvoller Einstieg beginnt mit einem echten Vorgang
Die Einführung sollte nicht mit dem Vorsatz beginnen, sofort alle Papierakten zu scannen. Ein begrenzter, wiederkehrender Vorgang liefert schneller eine belastbare Entscheidung.
- Der Eingang trifft über einen festgelegten Kanal ein.
- Nachricht und Anlagen werden vollständig übernommen.
- Aktenzeichen, Dokumentart und Eingangsdatum werden erfasst.
- Die zuständige Person erhält den Vorgang mit dem nötigen Aktenkontext.
- Bearbeitung und Abschluss werden nachvollziehbar dokumentiert.
- Das Ergebnis wird gegen die bisherige Arbeitsweise geprüft.
Erst wenn dieser Ablauf funktioniert, sollten weitere Dokumentarten, Altakten oder Schnittstellen hinzukommen. Für bestehende Archive gehört außerdem geprüft, welche Daten und Aktenzusammenhänge bei einer Datenübernahme nach OpenKM erhalten bleiben müssen.
Alte Papierakten nutzbar digitalisieren
Bestehende Papierakten sind dabei kein Randthema. In vielen Kanzleien binden sie Archivfläche, können nur an einem Ort genutzt werden und verursachen Suchaufwand, sobald ein älterer Vorgang wieder aufgenommen wird. Werden ausgewählte Altakten strukturiert digitalisiert, können ihre Inhalte per OCR durchsuchbar gemacht, mit Aktenzeichen und Dokumentarten versehen und in OpenKM berechtigten Personen ortsunabhängig bereitgestellt werden. So entsteht aus dem Papierbestand eine nutzbare digitale Akte statt einer Sammlung unverbundener PDF-Dateien.
Das Potenzial besteht ebenso in Notariaten und anderen rechtsberatenden Organisationen, in denen gewachsene Papierbestände sicher, strukturiert und weiterhin im Aktenzusammenhang nutzbar bleiben müssen.
Vor dem Scannen muss jedoch feststehen, welche Akten wirklich übernommen werden, wie Vollständigkeit und Bildqualität geprüft werden und welche Ordnung aus der Papierakte erhalten bleiben soll. Auch die Frage, welche Originale anschließend weiter aufzubewahren sind und welche vernichtet werden dürfen, muss für den konkreten Bestand fachlich und rechtlich geklärt werden. Ein Pilot mit wenigen typischen Akten zeigt, welcher Aufwand entsteht und ob die neue digitale Struktur im Alltag tatsächlich hilft.
Papier darf Arbeitsmittel bleiben
Eine E-Akte verlangt nicht, dass Papier aus jedem Arbeitsschritt verschwindet. Ein Ausdruck kann bei einer Besprechung, Terminvorbereitung oder Verhandlung weiterhin praktisch sein. Entscheidend ist, welches System den verbindlichen Aktenstand führt.
Papier sollte keine zweite, unkontrollierte Wahrheit erzeugen. Wird ein Ausdruck ergänzt oder handschriftlich bearbeitet und ist diese Information für den Fall relevant, braucht es einen geregelten Rückweg in die führende Akte.
KI setzt eine kontrollierte Akte voraus
KI kann juristische Dokumente klassifizieren, Inhalte extrahieren oder die Suche unterstützen. Sie löst jedoch keine ungeklärte Aktenführung. Wenn Eingänge unvollständig, Dokumente falsch zugeordnet oder Berechtigungen zu weit gefasst sind, arbeitet auch eine KI auf einer unsicheren Grundlage.
Vor jeder KI-Funktion müssen deshalb die einfacheren Fragen beantwortet sein: Welche Dokumente gehören vollständig zum Vorgang? Welche Fassung ist maßgeblich? Wer darf die Inhalte sehen? Auf welche Quellen darf eine Suche zugreifen? Wer prüft das Ergebnis?
Die kontrollierte Dokumentenbasis ist nicht das Endprodukt einer KI-Einführung. Sie ist deren Voraussetzung.
Die entscheidende Prüfung
Für eine Kanzlei lautet die erste DMS-Frage nicht: Wie scannen wir alle Papierakten? Sie lautet:
Bei welchem wiederkehrenden Eingang können wir heute nicht sicher genug erkennen, ob alle Bestandteile in der richtigen Akte liegen und vollständig bearbeitet wurden?
An diesem Vorgang lässt sich prüfen, ob OpenKM neben der vorhandenen Kanzleisoftware einen echten Nutzen schafft. Wir beginnen deshalb nicht mit einer Funktionsliste, sondern mit dem konkreten Akten- und Dokumentenfluss.
Wenn Sie einen solchen Vorgang einordnen möchten, vereinbaren Sie ein DMS-Strategiegespräch. Wir prüfen gemeinsam, welches System heute führt, wo Dokumente oder Nachweise verloren gehen können und ob OpenKM als ergänzende Dokumentenplattform sinnvoll ist.
