Ein Workflow ist mehr als eine Folge farbiger Kästchen. Er verbindet Dokumente, Aufgaben, Entscheidungen, Fristen und Verantwortung zu einem nachvollziehbaren Vorgang.
Viele Automatisierungsprojekte beginnen zu früh im technischen Designer. Bestehende Arbeitsschritte werden übernommen, ohne zu prüfen, warum sie entstanden sind und ob sie noch benötigt werden. Das Ergebnis ist ein digitaler Ablauf, der alte Umwege verbindlich macht.
Ein ungeklärter Prozess wird durch Automatisierung nicht besser. Er läuft nur schneller in die falsche Richtung.
Der Ausgangspunkt ist ein konkreter Vorgang
„Wir brauchen einen Freigabeworkflow“ ist noch keine ausreichende Beschreibung. Zuerst muss klar sein, welcher reale Vorgang verbessert werden soll.
Als durchgängiges Beispiel verwenden wir den Rechnungseingang. Eine Rechnung kommt per E-Mail oder als Scan an. Sie muss erfasst, auf Vollständigkeit und Dubletten geprüft, fachlich und rechnerisch freigegeben, gegebenenfalls inventarisiert, zur Zahlung bereitgestellt und anschließend nachvollziehbar archiviert werden.
Dieser Vorgang ist als Grundlagenbeispiel besonders geeignet. Er verbindet einen eindeutigen Dokumenttyp mit Metadaten, mehreren Rollen, Rückfragen, Fristen, Entscheidungen und einem nachweisbaren Abschluss. Andere Workflows können später nach derselben Methode aufgebaut werden.
Den Engpass vor der Automatisierung benennen
Ein Workflowprojekt braucht einen messbaren Engpass. Typische Probleme sind:
- niemand weiß, wer als Nächstes handeln muss,
- Dokumente werden per E-Mail weitergereicht und mehrfach gespeichert,
- Freigaben sind später nicht nachweisbar,
- Fristen bleiben in persönlichen Kalendern,
- Rückfragen beginnen den Ablauf immer wieder von vorn,
- Bearbeitungsstände müssen telefonisch ermittelt werden,
- Vorgang und zugehörige Dokumente sind getrennt.
Der stärkste Engpass bestimmt, was der erste Workflow leisten muss. Nicht jede denkbare Ausnahme gehört in die erste Version.
Beim Rechnungseingang lautet der Engpass häufig: Rechnungen gehen über verschiedene Kanäle ein, werden mehrfach weitergeleitet und ihr Bearbeitungsstand ist nicht zuverlässig erkennbar. Dadurch entstehen Suchaufwand, Rückfragen, verspätete Freigaben und das Risiko doppelter oder nicht belegbarer Bearbeitung.
Sieben Bausteine eines belastbaren Workflows
1. Auslöser
Was startet den Vorgang? Im Beispiel ist es der Eingang einer Rechnung als E-Mail-Anlage oder Scan. Beide Eingangskanäle führen nach der Erfassung in denselben Workflow. Der Eingangskanal bleibt ein Metadatum und erzeugt keinen getrennten Freigabeprozess.
2. Ergebnis
Wann ist der Vorgang fachlich abgeschlossen? Bei der Rechnung reicht „freigegeben“ nicht. Der Ablauf endet erst, wenn die Zahlungsübergabe dokumentiert, die Zahlung bestätigt und die Rechnung mit ihrem vollständigen Prüfpfad archiviert ist.
3. Rollen
Wer prüft, entscheidet, ergänzt oder wird informiert? Im Rechnungseingang sind dies beispielsweise Rechnungseingang, Buchhaltung, zuständige Sachprüfung, gegebenenfalls Inventarisierung, Monatsfreigabe und Zahlungsübergabe. Rollen sind stabiler als namentlich verdrahtete Einzelpersonen. Vertretung und Eskalation müssen berücksichtigt werden.
4. Informationen und Dokumente
Welche Unterlagen und Metadaten werden für die Entscheidung benötigt? Beim Beispiel gehören dazu Originalrechnung, Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Fälligkeit, Kostenart, Kostenstelle und Bearbeitungsstatus. Fehlende Informationen müssen sichtbar angefordert werden können, ohne den Zusammenhang zur Rechnung zu verlieren.
5. Entscheidungen
Welche Wege gibt es? Die Buchhaltung kann zur Sachprüfung weitergeben, eine Rückfrage auslösen oder ablehnen. Die Sachprüfung kann freigeben, zurückfragen oder mit Begründung ablehnen. Bei inventarisierungspflichtigen Anschaffungen darf der Ablauf erst nach Vergabe einer Inventarnummer zahlungsbereit werden.
6. Fristen und Eskalationen
Wie lange darf eine Aufgabe liegen? Im Rechnungseingang orientieren sich Erinnerungen und Eskalationen am Zahlungsziel. Es darf jedoch keine automatische Freigabe allein durch Fristablauf geben. Bei Abwesenheit greift eine definierte Rollenvertretung.
7. Nachweis
Welche Bearbeitungsschritte müssen später nachvollziehbar sein? Bei einer Rechnung gehören dazu Eingang, erkannte beziehungsweise bestätigte Metadaten, Prüfer, Zeitpunkte, Entscheidungen, Rückfragen, Ablehnungsgründe, Freigaben, Zahlungsreferenz und Abschlussstatus.
Der Rechnungsworkflow als Gesamtbild
Der fachliche Zielablauf lässt sich so zusammenfassen:
`Eingang → Erfassung → Pflichtfeld- und Dublettenprüfung → buchhalterische Vorprüfung → kostenartenabhängige Sachprüfung → gegebenenfalls Inventarisierung → zahlungsbereit → Monatsübersicht → Freigabe → Zahlungsübergabe → Zahlungsbestätigung → Archiv`
Dieser Ablauf macht einen wichtigen Grundsatz sichtbar: Nicht jede Stufe ist nur eine Aufgabe. Manche Stufen prüfen Daten, treffen Entscheidungen, bestimmen die nächste Rolle oder erzeugen einen dokumentierten Statuswechsel.
Eingang und Erfassung
E-Mail-Anlage oder Scan werden als Original übernommen. Eine eindeutige Rechnungs-ID verhindert, dass derselbe Vorgang unkontrolliert mehrfach entsteht. Pflichtfelder und mögliche Dubletten werden vor der Freigabe sichtbar gemacht.
Buchhalterische Vorprüfung
Die Buchhaltung prüft Rechnungsempfänger, Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, Steuerangaben, Währung, Fälligkeit sowie Kostenart. Unvollständige oder unplausible Rechnungen gelangen in eine kontrollierte Rückfrage.
Sachprüfung und Verteilung
Die Kostenart bestimmt die zuständige Sachprüfungsrolle. Dort wird bestätigt, dass Lieferung oder Leistung erbracht wurde und die Rechnung sachlich richtig ist. Der Workflow darf Personen nicht fest verdrahten, sondern weist Aufgaben Rollen mit geregelter Vertretung zu.
Inventarisierung
Ist eine Anschaffung inventarisierungspflichtig, entsteht ein zusätzlicher Schritt. Ohne die erforderliche Inventarnummer wird die Rechnung nicht zahlungsbereit.
Freigabe und Abschluss
Zahlungsbereite Rechnungen werden kontrolliert freigegeben und an den Zahlungsvorgang übergeben. Die bloße Erzeugung einer Exportdatei gilt noch nicht als Zahlungserfolg. Erst die bestätigte Zahlung führt zum Abschluss und zur Archivierung.
Dokument und Aufgabe gehören zusammen
In E-Mail-basierten Abläufen wird häufig eine Aufgabe beschrieben und das Dokument angehängt. Nach wenigen Weiterleitungen existieren mehrere Kopien und unterschiedliche Bearbeitungsstände.
In einem DMS-Workflow bleibt das Dokument im kontrollierten Zusammenhang. Nutzer erhalten eine Aufgabe und arbeiten an der dafür vorgesehenen Version. Metadaten, Kommentare und Entscheidungen bleiben beim Vorgang. Dadurch sinkt das Risiko paralleler Wahrheiten.
OpenKM Professional kann Aufgaben zuweisen, Benachrichtigungen auslösen, Formulare und Metadaten einbeziehen sowie den Prozessstatus nachvollziehbar machen. Beim Rechnungseingang bleibt dadurch eine führende Rechnung mit ihrem vollständigen Bearbeitungszusammenhang erhalten.
Ein Workflow kann mehrere führende Systeme haben
Sobald ein Vorgang E-Mail, DMS, ERP, Buchhaltung oder weitere Fachsysteme berührt, reicht die Aussage „Das DMS ist führend“ nicht mehr aus. Führung muss genauer beschrieben werden.
Wir unterscheiden drei Rollen:
- Das prozessführende System bestimmt, welcher Arbeitsschritt als Nächstes folgt.
- Das datenführende System ist die verbindliche Quelle für einen bestimmten Informationstyp.
- Das nachweisführende System bewahrt Originale, Entscheidungen, Antworten und den vollständigen Ablauf.
Beim Rechnungseingang kann OpenKM zunächst den Eingang, das Original und den Prüfworkflow führen. Nach der Freigabe übernimmt das Buchhaltungs- oder ERP-System die Buchung und Zahlung. OpenKM bleibt gleichzeitig die vollständige Nachweisakte. Der Status „bezahlt“ darf dabei nicht unabhängig in mehreren Systemen manuell gepflegt werden. Das buchhalterisch führende System bestätigt die Zahlung; die anderen Systeme erhalten eine eindeutige Referenz und den erforderlichen Nachweis.
Der gleiche Grundsatz gilt für einen Servicefall. Eine Anfrage kann per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder Messenger eingehen. Nach der Qualifizierung übernimmt das Service- oder ERP-System die operative Bearbeitung. Die ursprüngliche Anfrage, Antworten, Fotos, Belege und der Abschluss bleiben in der DMS-Akte zusammengeführt.
Die Prozessführung darf wechseln. Die Datenhoheit für einen Informationstyp bleibt eindeutig.
Übergaben sind eigene Workflow-Schritte
Ein Systemwechsel darf nicht stillschweigend erfolgen. Eine belastbare Übergabe braucht:
- ein fachliches Übergabeereignis,
- eine gemeinsame Referenznummer,
- einen klaren Verantwortlichen,
- definierte Pflichtinformationen und Dokumente,
- eine bestätigte Übernahme,
- und eindeutige Abschlusskriterien.
Beim Rechnungseingang kann das Übergabeereignis „zur Zahlung freigegeben“ lauten. Erst dann werden Buchungsdaten und Dokumentreferenz an das Finanzsystem übergeben. Nach der bestätigten Zahlung fließen Zahlungsreferenz und Abschlussstatus zurück in den dokumentierten Vorgang.
Bei einer Serviceanfrage ist die Übergabe abgeschlossen, wenn der Eingang gesichert und qualifiziert, der Servicefall angelegt, die gemeinsame Fallnummer hinterlegt und der nächste Bearbeiter zugewiesen ist.
Der Workflow endet ebenfalls nicht mit dem letzten operativen Klick. Vor dem Abschluss müssen Belege, ein- und ausgehende Kommunikation, finanzielle Ergebnisse und der Abschlussvermerk vollständig vorliegen.
OKM Flow als Zielwerkzeug
Unser Ziel ist, den Rechnungsworkflow mit OpenKM Professional und OKM Flow abzubilden. OKM Flow verbindet Workflow-Aufgaben, Übergänge, Entscheidungen, Prozessvariablen, Metadaten und ergänzende Geschäftslogik mit dem Dokumentenbestand in OpenKM.
Für das Beispiel bedeutet das:
- Aufgaben werden den passenden Rollen zugewiesen,
- Entscheidungen führen zu eindeutigen Übergängen,
- Kostenart und Status steuern den weiteren Weg,
- Rückfragen kehren kontrolliert zur zuständigen Stelle zurück,
- bedingte Schritte wie Inventarisierung werden nur bei Bedarf ausgeführt,
- Fristen und Eskalationen bleiben nachvollziehbar,
- Dokument, Metadaten und Workflowstatus werden zusammengeführt.
Das Zielbild dieses Beitrags ist ausdrücklich OpenKM Professional mit OKM Flow, weil der Workflow dauerhaft verständlich, administrierbar und herstellernah betrieben werden soll.
Ausnahmen bewusst behandeln
Der Normalfall sollte einfach bleiben. Gleichzeitig darf ein Workflow reale Abweichungen nicht ignorieren. Häufig benötigte Wege sind:
- Rückfrage an den Ersteller,
- fehlende Unterlagen anfordern,
- Vertretung bei Abwesenheit,
- Ablehnung mit Begründung,
- Abbruch eines fehlerhaft gestarteten Vorgangs,
- Eskalation bei Fristüberschreitung,
- manuelle Korrektur durch einen berechtigten Verantwortlichen.
Nicht jede theoretische Ausnahme muss automatisiert werden. Seltene Sonderfälle können kontrolliert manuell bearbeitet werden, wenn dies dokumentiert bleibt.
Mit einer ersten belastbaren Rechnungsvariante beginnen
Der erste Rechnungsworkflow sollte klein genug sein, um verstanden und getestet zu werden. Eine sinnvolle Pilotversion enthält:
- den Dokumenttyp Eingangsrechnung,
- zunächst zwei bis vier Rollen,
- wenige eindeutige Entscheidungen,
- mindestens eine Frist oder Rückfrage,
- einen nachvollziehbaren Abschluss,
- reale oder realistisch anonymisierte Dokumente.
Getestet wird mit Nutzern der beteiligten Rollen, nicht nur mit Administratoren. Dabei geht es sowohl um technische Funktion als auch um Verständlichkeit im Alltag.
Erfolg messen
Ein Workflow ist nicht erfolgreich, weil er fehlerfrei startet. Er muss den ursprünglichen Engpass verbessern.
Mögliche Kennzahlen sind:
- Durchlaufzeit vom Eingang bis zum Abschluss,
- Liegezeit je Aufgabe,
- Zahl manueller Rückfragen,
- Zahl fehlender oder falscher Dokumentversionen,
- Anteil fristgerecht abgeschlossener Vorgänge,
- Zeit zum Nachweis einer Entscheidung,
- Nutzerakzeptanz und Supportbedarf.
Für den Rechnungsworkflow kommen insbesondere hinzu: Anteil rechtzeitig freigegebener Rechnungen, erkannte Dubletten, Zahl unvollständiger Pflichtfelder, Zeit bis zur Zahlungsbereitschaft und Nachweisbarkeit der Freigabekette.
Typische Fehler
- vorhandenen Ablauf ungeprüft digital nachbauen,
- Rollen und Vertretungen nicht klären,
- zu viele Sonderfälle in die erste Version aufnehmen,
- Aufgaben ohne benötigte Dokumente oder Metadaten starten,
- keinen Weg für Rückfragen und Ablehnung vorsehen,
- E-Mail-Kopien parallel zum DMS weiterführen,
- denselben Status in mehreren Systemen manuell pflegen,
- die Führung zwischen DMS, ERP und Buchhaltung ohne Übergabeereignis wechseln,
- systemübergreifend keine gemeinsame Referenz verwenden,
- technischen Test mit fachlicher Abnahme verwechseln,
- nach dem Produktivstart keinen Verantwortlichen benennen.
Fazit
Ein guter DMS-Workflow beginnt beim echten Vorgang und seinem stärksten Engpass. Er verbindet Dokument, Aufgabe, Rolle, Entscheidung, Frist und Nachweis in einer verständlichen Struktur.
Bei systemübergreifenden Abläufen kommt eine weitere Aufgabe hinzu: Für jede Phase muss klar sein, welches System den Prozess führt, wo die verbindlichen Daten liegen und welches System den vollständigen Nachweis bewahrt. Übergaben werden damit nicht zur technischen Nebensache, sondern zum sichtbaren Bestandteil des Workflows.
OpenKM Professional und OKM Flow stellen dafür die technische Workflow- und Dokumentenbasis bereit. Die eigentliche Qualität entsteht jedoch vorher: durch klare Ziele, vereinfachte Abläufe, passende Rollen und einen begrenzten Pilot.
Der Rechnungseingang zeigt die Methode vollständig: vom Dokumenteneingang über Rollen und Entscheidungen bis zum belegbaren Abschluss. Im DMS-Strategiegespräch übertragen wir diese Methode auf den stärksten Dokumentenengpass der jeweiligen Organisation.
