Echte Digitalisierung in der Verwaltung bedeutet nicht, immer mehr Dokumente online zu stellen. Sie bedeutet, dass Bürgerinnen und Bürger die richtigen Informationen schnell finden, verstehen und nutzen können – in ihrer Sprache, auf ihrem Smartphone und ohne juristische Vorkenntnisse.
Genau hier setzt OpenKM Smart Search an. Die Lösung verbindet die Dokumentenverwaltung von OpenKM mit konversationeller KI und macht kommunales Wissen einfacher zugänglich: für Einwohner, Unternehmen, Touristen, ältere Menschen, Menschen mit eingeschränkter Mobilität und alle, die Verwaltungsinformationen bisher nur mühsam erreichen konnten.
Viele Kommunen haben ihre Dokumente längst digitalisiert. Satzungen, Bekanntmachungen, Formulare, Haushaltsunterlagen oder Verordnungen liegen online vor. Für Bürgerinnen und Bürger bleibt der Zugang trotzdem oft kompliziert.
Wer zum Beispiel eine Genehmigung für eine Außenterrasse beantragen möchte, muss häufig mehrere PDFs durchsuchen, Fachbegriffe kennen und Verwaltungssprache richtig einordnen. Ähnlich geht es Urlaubern in einer Küstengemeinde, die wissen möchten, ob Grillen an einer bestimmten Bucht erlaubt ist. Die Information existiert, aber sie ist nicht leicht auffindbar.
OpenKM Smart Search verändert diesen Zugang grundlegend.
Mit OpenKM Smart Search können Bürgerinnen und Bürger ihre Fragen in natürlicher Sprache stellen. Sie müssen nicht wissen, wie ein Vorgang verwaltungsrechtlich korrekt heißt. Statt nach einer „Sondernutzungserlaubnis für öffentliche Verkehrsflächen“ zu suchen, genügt eine Frage wie:
Welche Unterlagen brauche ich, wenn ich vor meinem Café eine Terrasse aufstellen möchte?
Die KI durchsucht die relevanten Dokumente, formuliert eine verständliche Antwort und verweist auf die zugrunde liegende Quelle. Dadurch entsteht kein bloßer Linkkatalog, sondern eine klare, überprüfbare Auskunft.
Besonders wichtig ist der mehrsprachige Zugang. Bürgerinnen und Bürger können ihre Frage auf Deutsch, Spanisch, Englisch, Französisch, Arabisch, Rumänisch oder in einer anderen Sprache stellen. Die Antwort erfolgt in derselben Sprache, auch wenn das Originaldokument in einer anderen Sprache vorliegt.
Eine Familie ist in einer Küstengemeinde im Urlaub und möchte wissen, ob sie an einer Bucht grillen darf.
Früher musste sie die Website der Gemeinde durchsuchen, die passende Verordnung finden, sie gegebenenfalls übersetzen und die rechtliche Formulierung verstehen.
Mit OpenKM Smart Search kann sie direkt auf dem Smartphone fragen:
Darf man an dieser Bucht grillen?
Die Antwort kann unmittelbar lauten:
Das Grillen ist in den Buchten dieses Gemeindegebiets ganzjährig nicht erlaubt. Die Mindeststrafe beträgt 300 Euro. Die vollständige Satzung finden Sie hier: [Link].
Der Unterschied ist erheblich: Die Verwaltung bleibt verbindlich, aber der Zugang wird einfacher, schneller und verständlicher.
Mehrsprachige und leicht verständliche Auskünfte sind nicht nur ein zusätzlicher Service. Sie sind ein Beitrag zu digitaler Teilhabe.
Damit wird kommunale Digitalisierung nicht abstrakt, sondern im Alltag spürbar.
OpenKM Smart Search nutzt ein KI-Verfahren auf Basis von RAG, also Retrieval-Augmented Generation. Die KI antwortet nicht frei aus allgemeinem Wissen. Sie bezieht ihre Antworten aus den tatsächlich vorhandenen Dokumenten der Kommune: Satzungen, Bekanntmachungen, Verordnungen, Haushaltsunterlagen, Akten oder Vorgängen.
Das ist entscheidend für Vertrauen und Nachvollziehbarkeit. Jede Antwort kann auf ein Quelldokument zurückgeführt werden. Gleichzeitig bleibt der Datenschutz gewahrt: Die Daten verlassen nicht den sicheren, von der Kommune kontrollierten Bereich.
| Für Kommunen | Für Bürgerinnen und Bürger |
|---|---|
| Weniger Routineanfragen an die Verwaltung | Klare Antworten in der eigenen Sprache |
| Bessere Nutzung vorhandener Dokumente | Keine juristische Fachsprache notwendig |
| Mehr Transparenz und Bürgernähe | Quellenangaben zur Überprüfung |
| Moderne KI-Funktionalität im Dokumentenmanagement | Zugriff rund um die Uhr, auch mobil |
| Unterstützung von Datenschutz- und Transparenzanforderungen | Niedrigere Zugangshürden |
Die Lösung lässt sich zudem mit Bürgerportalen, elektronischen Verwaltungsdiensten, Vergabeplattformen und weiteren kommunalen Systemen verbinden.
OpenKM Smart Search zahlt auf mehrere politische und gesellschaftliche Ziele ein: gleiche Zugangschancen, Abbau von Ungleichheiten, nachhaltige Städte und Gemeinden sowie transparente öffentliche Institutionen.
Damit passt die Lösung zu europäischen Initiativen wie dem Europäischen Pfeiler sozialer Rechte, den Nachhaltigkeitszielen der Vereinten Nationen und den Digitalisierungszielen im Umfeld von Next Generation EU.
Die nächste Stufe kommunaler Digitalisierung besteht nicht darin, noch mehr Informationen online bereitzustellen. Entscheidend ist, ob Menschen diese Informationen tatsächlich nutzen können.
OpenKM Smart Search macht Verwaltungswissen zugänglich: verständlich, mehrsprachig, mobil und auf Basis offizieller Dokumente.
Für Kommunen, Gemeindeverbände und öffentliche Einrichtungen entsteht damit ein konkreter Weg, Bürgernähe, Transparenz und digitale Teilhabe spürbar zu verbessern.